Ein Business Case für Automatisierung, den die Geschäftsführung freigibt

Die Geschäftsführung genehmigt ein Automatisierungsprojekt, wenn der Business Case auf wenigen Seiten fünf Fragen beantwortet: Warum wird das Projekt jetzt gebraucht? Welche Optionen wurden verglichen, und warum hat diese gewonnen? Wie wird eingekauft? Kann sich das Unternehmen das Projekt über die gesamte Lebensdauer leisten? Und wer setzt es um, und wie wird der Erfolg gemessen? Die meisten Ablehnungen und Vertagungen gehen auf Lücken in der Vorlage zurück: eine einzige ROI-Zahl ohne sichtbare Annahmen, keine Alternativen, ausgelassene Risiken und werksseitige Aufgaben mit dem Vermerk „noch festzulegen". Bauen Sie den Business Case um die fünf Fragen herum auf, zeigen Sie die Treiber hinter der Rendite, stellen Sie Risiken und Verantwortliche auf dieselbe Seite und verschieben Sie die Details in den Anhang.

Warum Geschäftsführungen Automatisierungsprojekte ablehnen oder vertagen

Geschäftsführungen bekommen heute mehr Automatisierungsanträge als früher. In der McKinsey-Umfrage unter Industrieunternehmen aus dem Jahr 2022 halten die Autoren fest, dass automatisierte Systeme bei vielen Unternehmen 25 Prozent der Investitionsausgaben ausmachen werden, und zwar in den nächsten fünf Jahren. Größere und häufigere Anträge ziehen härtere Fragen nach sich.

Die üblichen Gründe für ein „Nein" oder ein „Kommen Sie nächstes Quartal wieder":

• Eine einzige ROI-Zahl ohne Treiber, sodass die Geschäftsführung nicht sieht, was zutreffen muss, damit die Rendite eintritt.
• Nur das Konzept eines einzigen Lieferanten, sodass sich nicht beurteilen lässt, ob die Lösung richtig dimensioniert ist.
• Risiken fehlen oder stehen versteckt in einer Fußnote, und die erste kritische Frage lässt den gesamten Business Case schwach aussehen.
• Kein Verantwortlicher und kein werksseitiger Plan: Niemand hat festgelegt, wer das Projekt leitet und was das Werk selbst liefern muss.
• Eine unklare Erfolgsdefinition wie „erfolgreiche Inbetriebnahme", die niemand messen kann.

Alle fünf Lücken liegen in der Vorlage und nicht im Projekt selbst, deshalb können Sie sie vor der Sitzung schließen.

Die fünf Fragen, die jeder Business Case für Automatisierung beantworten muss

Eine brauchbare Struktur stammt aus dem öffentlichen Investitionswesen. Der Leitfaden Guidance on Developing Business Cases des britischen HM Treasury nutzt das Five Case Model: Der strategische Teil begründet, warum ein Vorhaben nötig ist. Der wirtschaftliche Teil bewertet Kosten, Nutzen und Risiken verschiedener Optionen. Der kommerzielle Teil beschreibt, wie die Leistungen beschafft werden. Der finanzielle Teil behandelt die Finanzierbarkeit. Der Management-Teil legt die praktische Organisation der Umsetzung fest. Diese Struktur lässt sich gut auf ein Werk übertragen.

Im wirtschaftlichen Teil sind viele Vorlagen dünn. „Nichts tun" ist immer eine Option, und ihre Kosten sind die vollen Kosten des manuellen Prozesses; wie Sie diese berechnen, zeigt Die versteckten Kosten manueller Prozesse in der Produktion. Der kommerzielle Teil beruht auf einem fairen Vergleich der Angebote, den Sie mit Automatisierungsangebote richtig vergleichen: alles in einer Tabelle aufbauen.

Zeigen Sie, was die Rendite treibt

Eine Amortisationszeit oder ein Kapitalwert fasst den Business Case zusammen, und die Geschäftsführung wird fragen, was dahintersteckt. Führen Sie jede Nutzen- und Kostenposition einzeln auf: Arbeitsstunden, Überstunden, Ausschuss, Arbeitsunfälle, zusätzliche Kapazität, Instandhaltung, Energie, Software, Service. Nennen Sie für jede Position die Quelle und die Art des Nachweises:

• Gemessen: Daten aus Ihrer eigenen Linie, etwa Ausbringung pro Schicht oder Ausschussquote.
• Historisch: Überstunden des Vorjahres, Rechnungen von Zeitarbeitsfirmen, Unfallkosten.
• Lieferantenzusage: eine Taktzeit oder Verfügbarkeit, die der Lieferant bei der Abnahme nachweist.
• Schätzung: eine Einschätzung, als solche gekennzeichnet, mit dem Namen der Person, die sie abgegeben hat.

Verwenden Sie statt des Angebotspreises die Kosten über den gesamten Lebenszyklus, mit den Kostenpositionen aus Was Automatisierung wirklich kostet: TCO statt nur Angebotspreis. Zeigen Sie die Zahlungsströme pro Quartal, denn eine Anzahlung bei Bestellung, eine Zahlung nach dem FAT und ein Einbehalt bis nach dem SAT wirken sich anders auf das Budget aus als eine Einmalzahlung.

Stellen Sie Risiken und Sensitivität auf dieselbe Seite

Geschäftsführungen vertrauen einem Business Case, der zeigt, wo er scheitern könnte:

1. Drei Szenarien: erwartet, vorsichtig und unter Stress. Verändern Sie die Treiber, die am meisten zählen: erreichte Ausbringung, Dauer des Hochlaufs, Instandhaltungskosten, Produktvolumen.
2. Break-even-Punkte: Bei welcher Ausbringung oder welchem Volumen amortisiert sich das Projekt nicht mehr im Zielzeitraum? Lautet die Antwort „nur bei voller Nennleistung ab dem ersten Tag", sollte die Geschäftsführung das wissen.
3. Die wichtigsten Risiken mit Verantwortlichen: höchstens fünf Risiken, jedes mit einer Gegenmaßnahme und einem Namen. Typische Beispiele: Anbindung an eine bestehende SPS oder ein MES, Produktänderungen während der Umsetzung, Lieferzeit wichtiger Komponenten, Akzeptanz bei den Bedienern, ein längerer Hochlauf als geplant.

Illustratives Beispiel: Ein Business Case für eine automatisierte Transportstrecke weist im erwarteten Szenario eine Amortisation von drei Jahren aus und im Stressszenario, in dem das Volumen um ein Fünftel sinkt, von fünf Jahren. Die Geschäftsführung genehmigt mit einer Auflage, die nichts kostet: eine Überprüfung nach sechs Monaten Betrieb mit echten Ausbringungsdaten.

Was in die Entscheidungsvorlage gehört

Ein Mitglied der Geschäftsführung sollte die Entscheidung verstehen, ohne den Anhang zu öffnen.

Kernvorlage, in dieser Reihenfolge:

1. Zusammenfassung auf einer Seite: die beantragte Entscheidung, Betrag, Zeitplan, erwartetes Ergebnis, die drei wichtigsten Risiken.
2. Das Problem und die Ausgangslage, mit den monatlichen Kosten des Abwartens.
3. Die verglichenen Optionen und warum die gewählte gewonnen hat.
4. Das ausgewählte Angebot: Umfang, Ausschlüsse, Lieferant, wichtigste Bedingungen.
5. Finanzen: TCO, Zahlungsströme pro Quartal, Amortisation, Szenarien.
6. Umsetzung: Verantwortlicher, werksseitige Aufgaben, Meilensteine, Abnahmekriterien, KPIs für die ersten Monate.
7. Die beantragte Entscheidung mit etwaigen Auflagen oder Freigabestufen.

Anhang: die vollständige Vergleichstabelle, die Annahmenliste, die Angebote, die Layoutzeichnung, Simulations- oder Testergebnisse und Besprechungsprotokolle. Nummerieren Sie die Versionen der Vorlage, damit alle wissen, welche Version genehmigt wurde, wenn die Geschäftsführung einen Monat später auf das Thema zurückkommt.

Ist die Unsicherheit noch hoch, beantragen Sie eine gestufte Entscheidung: jetzt eine bezahlte Konzeptphase oder ein Pilotprojekt genehmigen, die volle Investition dann, wenn diese die vereinbarten Ergebnisse liefert. Wie Sie diese erste Stufe aufsetzen, erklärt Erst Pilotprojekt oder bezahlte Konzeptphase, dann der große Auftrag.

Ein Reifetest, bevor Sie den Termin in der Geschäftsführung buchen

Bevor Sie einen Platz auf der Tagesordnung anfragen, prüfen Sie, ob der Projektsponsor diese Fragen ohne Folie beantworten kann:

• Welches Problem lösen wir, und was kostet es uns heute pro Monat?
• Was haben wir sonst erwogen, einschließlich „nichts tun"?
• Wie wurden die Lieferanten verglichen, und warum dieser?
• Was muss das Werk selbst liefern, und wer ist dafür verantwortlich?
• Was weist die Abnahme in Zahlen nach?
• Was ist der schlechteste realistische Fall, und was tun wir dann?
• Was prüfen wir als Erstes nach der Inbetriebnahme, und wann berichten wir?

Wenn eine Antwort ein eigenes Meeting braucht, ist die Vorlage nicht fertig. Den eigenen Antrag um zwei Wochen zu verschieben kostet weniger, als wenn die Geschäftsführung ihn um ein Quartal vertagt.

Wie DBR77 Marketplace hilft

Auf DBR77 Marketplace reichen Integratoren zuerst Lösungen (Konzepte) und dann Angebote in einem standardisierten Format mit Umfang, Bedingungen und Kosten ein, sodass der wirtschaftliche und der kommerzielle Teil auf mehreren echten Optionen beruhen, die die Geschäftsführung nachprüfen kann. Der Hersteller nimmt jede Lösung und jedes Angebot an oder lehnt sie ab, wodurch dokumentiert ist, wie die Auswahl zustande kam. Hängt der Business Case von einem neuen Layout oder Materialfluss ab, kann eine Simulation in DBR77 DT Nachweise für den wirtschaftlichen Teil liefern; wie Sie diesen Teil vorbereiten, zeigt Wie Sie einen Business Case für einen digitalen Zwilling erstellen.

Häufige Fragen

Wie umfangreich sollte eine Entscheidungsvorlage für Automatisierung sein?

Eine Zusammenfassung auf einer Seite und eine Kernvorlage von wenigen Seiten, dazu ein Anhang. Braucht der Kern mehr, ist die Entscheidung noch nicht klar genug.

Welche Amortisationszeit akzeptiert die Geschäftsführung?

Eine allgemeine Regel gibt es nicht. Entscheidend sind die Mindestrendite und die Strategie Ihres Unternehmens. Fragen Sie das Controlling nach der Ziel-Amortisationszeit oder der geforderten Rendite, bevor Sie den Business Case aufbauen, und zeigen Sie, wie das Projekt in allen drei Szenarien dagegen abschneidet.

Sollten wir Lieferantenangebote haben, bevor wir zur Geschäftsführung gehen?

Für die endgültige Investitionsentscheidung: ja. Echte Angebote machen den wirtschaftlichen und den kommerziellen Teil glaubwürdig. Brauchen Sie ein Budget, bevor Sie Angebote einholen können, beantragen Sie zuerst einen Budgetrahmen und legen Sie die endgültige Entscheidung mit vorliegenden Angeboten vor.

Fazit

Bevor Sie den Termin in der Geschäftsführung buchen, gehen Sie den Reifetest mit Ihrem Projektsponsor durch und schließen jede Lücke, die er zeigt. Schicken Sie dann eine Kernvorlage, die auf den fünf Fragen aufbaut, mit echten Angeboten, drei Szenarien und benannten Risikoverantwortlichen, und beantragen Sie eine Entscheidung mit klaren Auflagen oder, wenn die Unsicherheit noch hoch ist, eine gestufte Entscheidung.

Quellen

• McKinsey & Company, Unlocking the industrial potential of robotics and automation, 2023 (Umfrage durchgeführt im August 2022)
• HM Treasury, Guidance on Developing Business Cases for Projects and Programmes, 2026