Qué revisar antes de firmar un contrato de automatización
Por DBR77 Team · Publicado el · Actualizado el
Antes de firmar, compruebe que el contrato describe el mismo proyecto que usted comparó. El alcance y las exclusiones deben coincidir con la oferta final. Las obligaciones de su propia planta deben figurar con fechas. Los cambios necesitan un procedimiento por escrito y tarifas acordadas. La aceptación debe remitir a los criterios del FAT y del SAT, y los pagos, las penalizaciones por retraso, la garantía, la responsabilidad, los derechos sobre el software y la responsabilidad del marcado CE deben estar claros. Lea cada cláusula con una pregunta: ¿qué pasa el día en que esto sale mal? Si el texto ya no coincide con la oferta que evaluó, corríjalo antes de firmar o reabra la decisión.
Asegúrese de que el contrato describe el proyecto que comparó
Una comparación cuidadosa se pierde con facilidad en la fase de contrato. Las condiciones generales del proveedor llegan con la confirmación del pedido, el alcance se reduce a un párrafo y las respuestas de la ronda de preguntas no se adjuntan.
Empiece por la lista de documentos contractuales y su orden de prelación. Un conjunto típico para una célula robotizada: el contrato, las condiciones comerciales, la especificación técnica o el brief final (con su número de versión), la oferta final, el registro de preguntas y respuestas con todas las respuestas, el plano de implantación, el protocolo de aceptación y el calendario de pagos. Si las condiciones generales del proveedor contradicen las suyas, el contrato debe decir cuáles prevalecen.
Muchos proveedores europeos ya trabajan con las Orgalim SI 24, condiciones generales para el suministro e instalación de productos mecánicos, eléctricos y electrónicos, publicadas en 2024. Los proyectos de planta más grandes utilizan a veces el Libro Amarillo de FIDIC (Conditions of Contract for Plant and Design-Build, 2017), pensado para instalaciones eléctricas y mecánicas diseñadas por el contratista. Estas condiciones ahorran trabajo en los términos generales. Las partes específicas del proyecto las sigue redactando usted.
Las cláusulas que hay que revisar, una por una
| Cláusula | Qué comprobar | Señal de alerta |
|---|---|---|
| Alcance y exclusiones | Coincide línea por línea con la oferta final, incluidas las interfaces y sus responsables | "Llave en mano" sin lista de exclusiones |
| Sus obligaciones | Suministros, cimentaciones, red, muestras, ventanas de producción, cada una con fecha | Obligaciones del comprador descritas como "colaboración oportuna" |
| Cambios | Solicitud por escrito, impacto valorado en coste y plazo, aprobación antes de empezar el trabajo | Cambios valorados "a las tarifas vigentes" |
| Aceptación | Procedimientos y criterios del FAT y del SAT adjuntos, quién firma, qué ocurre si no se superan | "Aceptación tras una puesta en marcha satisfactoria" |
| Pago | Cada pago ligado a un hito, retención, avales | Pagos por fecha, sea cual sea el avance |
| Retraso | Penalización acordada por semana de retraso, un tope y qué se considera retraso justificado | Ninguna consecuencia, o una tan alta que ningún proveedor la acepta |
| Rendimiento | Remedio si la célula no alcanza la cadencia acordada: plazo de corrección y después reducción de precio o rechazo | Ningún remedio salvo la resolución del contrato |
| Garantía y servicio | Inicio, duración, cobertura, tiempos de respuesta | Garantía desde el envío |
| Responsabilidad | Tope global, exclusiones como la producción perdida, seguros | Tope muy por debajo del valor del contrato |
| Software y propiedad intelectual | Acceso a los programas del PLC y del robot, contraseñas, derecho a modificar, copias de seguridad | Programas bloqueados que solo el proveedor puede cambiar |
| Seguridad y marcado CE | Quién hace la evaluación de riesgos y emite la declaración de conformidad | No se menciona |
| Propiedad y riesgo | Cuándo se le transmiten la propiedad y el riesgo de pérdida | No se dice nada, o la propiedad solo con el pago total |
La estructura de pagos, la duración de la garantía, el leasing y las demás condiciones comerciales se comparan antes de la adjudicación, con el método de Cómo comparar modelos comerciales de automatización, no solo precios. Después, el contrato tiene que recoger exactamente lo que se acordó.
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Órdenes de cambio: la cláusula que más usará
Todo proyecto de automatización cambia durante la ejecución: se añade una variante de producto, se mueve un sensor, la altura del transportador no coincide con el plano. Una cláusula de cambios clara convierte cada uno de ellos en un paso rutinario.
Compruebe que la cláusula de cambios indica:
- quién puede solicitar un cambio y quién puede aprobarlo en cada parte, con límites de gasto;
- la valoración: tarifas por jornada para ingeniería, programación y trabajos en planta, y un margen sobre las piezas, fijados en el contrato;
- el plazo: cada solicitud de cambio indica su efecto en la fecha final;
- la regla de que ningún trabajo empieza sin aprobación por escrito, salvo en cuestiones de seguridad;
- qué no es un cambio: el trabajo necesario para cumplir la especificación acordada corresponde al proveedor, aunque se le pasara por alto en la oferta.
La mayoría de las disputas por órdenes de cambio empiezan donde el alcance era impreciso o un supuesto nunca se comprobó. Si la carga admisible del suelo, el recorrido de la red o el estado de una máquina existente son inciertos, compruébelos antes de firmar o recójalos en el contrato como supuestos con una forma fija de valorar el resultado. Para decidir qué fijar en el alcance y qué dejar abierto, utilice Cómo definir el alcance de un proyecto de automatización sin complicarlo.
Aceptación, retrasos y remedios
La aceptación es el punto en el que suelen coincidir el pago, el inicio de la garantía y la propiedad, así que debe poder comprobarse. El contrato debe adjuntar los procedimientos del FAT y del SAT, o al menos sus criterios: qué cadencia, con qué productos, durante cuánto tiempo, qué fallos detienen la prueba, quién asiste como testigo y quién firma. Cómo definir criterios de aceptación, FAT y SAT para la automatización detalla qué deben contener esos criterios.
Después, revise los remedios. Para los retrasos, es habitual una penalización acordada por semana hasta un tope, junto con una lista de lo que justifica un retraso, como el incumplimiento tardío de obligaciones del comprador o los cambios aprobados. Para el rendimiento, una secuencia típica es un plazo para corregir el problema, una repetición de la prueba y, si la célula sigue sin alcanzar el objetivo, una reducción del precio o el rechazo. Los remedios demasiado duros también tienen un coste: los buenos proveedores los incluyen en el precio o se retiran.
Seguridad, marcado CE, software y datos
Acuerde por escrito quién actúa como fabricante de la célula completa, quién hace la evaluación de riesgos y quién emite la declaración UE de conformidad. La Comisión Europea señala que el marcado CE solo puede colocarse después de los ensayos y del procedimiento de evaluación de la conformidad, y que el nuevo Reglamento de Máquinas (UE) 2023/1230 se aplica a partir del 20 de enero de 2027. Si su célula se va a entregar cerca de esa fecha, pregunte con qué normativa certificará el proveedor.
El software es el otro punto débil. La planta necesita acceso a los programas del PLC y del robot, una copia de seguridad actualizada en la entrega, las contraseñas y el derecho a hacer cambios, al menos para el mantenimiento. Orgalim añadió una nueva cláusula de propiedad intelectual en las SI 24. Resuelva también el acceso remoto: quién puede conectarse, cómo y quién es el propietario de los datos de producción que registra la célula.
Cuándo reabrir la decisión antes de firmar
La revisión del contrato a veces aporta hechos nuevos: el alcance del borrador es más reducido que el de la oferta, un supuesto no superó una comprobación, el responsable de una interfaz descubre de repente que asume el riesgo o el precio ha cambiado. Reabra la decisión si un comprador razonable habría elegido de otra forma con esta información. No la reabra porque una voz tardía prefiera otra marca.
Si la reabre, que sea breve: actualice por escrito el alcance, los supuestos y el precio, dé a los proveedores afectados un plazo fijo para responder y deje constancia del motivo. Para el traspaso después de la firma, continúe con De la selección del proveedor a la ejecución: un traspaso ordenado.
Cómo ayuda DBR77 Marketplace
La mayoría de los anexos del contrato salen del propio proceso en el marketplace: el Technology Challenge, las respuestas dadas a todos los integradores en la sección de preguntas y respuestas y la oferta final con alcance, condiciones y costes en un formato estandarizado. El contrato lo firma usted directamente con el proveedor; DBR77 aporta el flujo de trabajo y la capa de confianza.
Preguntas frecuentes
¿Debemos usar nuestras condiciones o las del proveedor?
Ambas opciones pueden funcionar. Lo importante es que un conjunto prevalezca en caso de conflicto y que las partes específicas del proyecto (alcance, aceptación, cambios, remedios) se redacten para este proyecto. Unas condiciones estándar reconocidas, como las Orgalim SI 24, pueden ahorrar tiempo de negociación.
¿Cuál es un tope razonable para las penalizaciones por retraso?
No hay una cifra única. Debe doler lo suficiente para que el plazo siga siendo una prioridad, sin hacer el proyecto poco atractivo para los buenos proveedores. Pregunte a su asesoría jurídica qué es habitual en su país y en su sector.
¿Quién debe revisar el contrato dentro de la planta?
Ingeniería revisa el alcance, las interfaces y la aceptación. Compras revisa los pagos, los cambios y los remedios. Mantenimiento revisa el servicio, la documentación y el acceso al software. La asesoría jurídica revisa el conjunto. Envíe al proveedor una única lista de comentarios combinada.
Conclusión
Antes de firmar, ponga el borrador junto a la oferta final y al registro de preguntas y respuestas y recorra la tabla de cláusulas línea por línea: ingeniería, compras y mantenimiento revisan su parte, y la asesoría jurídica revisa el texto completo. Donde el borrador ya no coincida con la oferta, corrija el texto o reabra la decisión, porque después de la firma cerrar esas mismas brechas cuesta mucho más.
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Fuentes
- Orgalim, SI 24: Orgalim releases a new edition of its world-renowned General Conditions, 2024
- FIDIC, Conditions of Contract for Plant and Design-Build (Yellow Book), 2nd edition, 2017
- European Commission, Machinery, 2023 (Machinery Regulation (EU) 2023/1230)