Ce qu'il faut vérifier avant de signer un contrat d'automatisation
Par DBR77 Team · Publié le · Mis à jour le
Avant de signer, vérifiez que le contrat décrit bien le projet que vous avez comparé. Le périmètre et les exclusions doivent correspondre à l'offre finale. Les obligations de votre propre usine doivent être listées avec des dates. Les modifications doivent suivre une procédure écrite avec des taux convenus. La réception doit renvoyer aux critères de FAT et de SAT, et les paiements, les pénalités de retard, la garantie, la responsabilité, les droits sur les logiciels et la responsabilité du marquage CE doivent être clairs. Lisez chaque clause avec une seule question en tête : que se passe-t-il le jour où les choses tournent mal ? Si le texte ne correspond plus à l'offre que vous avez évaluée, corrigez-le avant de signer ou rouvrez la décision.
Vérifiez que le contrat décrit le projet que vous avez comparé
Une comparaison soignée se perd facilement au stade du contrat. Les conditions générales du fournisseur arrivent avec l'accusé de réception de commande, le périmètre se réduit à un paragraphe et les réponses du Q&A ne sont pas annexées.
Commencez par la liste des documents contractuels et leur ordre de priorité. Un ensemble typique pour une cellule robotisée : le contrat lui-même, les conditions commerciales, la spécification technique ou le cahier des charges final (avec son numéro de version), l'offre finale, le registre des questions-réponses avec toutes les réponses, le plan d'implantation, le protocole de réception et l'échéancier de paiement. Si les conditions générales du fournisseur contredisent les vôtres, le contrat doit indiquer lesquelles prévalent.
De nombreux fournisseurs européens travaillent déjà avec les Orgalim SI 24, des conditions générales pour la fourniture et l'installation de produits mécaniques, électriques et électroniques, publiées en 2024. Les projets d'installations plus importants utilisent parfois le FIDIC Yellow Book (Conditions of Contract for Plant and Design-Build, 2017), conçu pour les installations électriques et mécaniques dont la conception incombe à l'entrepreneur. Ces conditions font gagner du temps sur les clauses générales. Les parties propres au projet, c'est vous qui les rédigez.
Les clauses à vérifier, une par une
| Clause | Ce qu'il faut vérifier | Signal d'alerte |
|---|---|---|
| Périmètre et exclusions | Correspond ligne par ligne à l'offre finale, interfaces et responsables compris | « Clés en main » sans liste d'exclusions |
| Vos obligations | Utilités, fondations, réseau, échantillons, créneaux de production, chacun avec une date | Obligations de l'acheteur décrites comme une « coopération en temps utile » |
| Modifications | Demande écrite, impact chiffré sur le coût et le planning, approbation avant le début des travaux | Modifications facturées « aux tarifs en vigueur » |
| Réception | Procédures et critères de FAT et de SAT annexés, signataires, conséquences d'un échec | « Réception à la mise en service réussie » |
| Paiement | Chaque paiement lié à un jalon, retenue de garantie, garanties bancaires | Paiements à date fixe, quel que soit l'avancement |
| Retard | Pénalités convenues par semaine de retard, un plafond et la définition des retards excusables | Aucune conséquence, ou une conséquence si lourde qu'aucun fournisseur ne l'acceptera |
| Performances | Recours si la cellule n'atteint pas la cadence convenue : délai de correction, puis réduction de prix ou refus | Aucun recours en dehors de la résiliation |
| Garantie et service | Point de départ, durée, couverture, délais d'intervention | Garantie à compter de l'expédition |
| Responsabilité | Plafond global, exclusions comme la perte de production, assurances | Plafond très inférieur à la valeur du contrat |
| Logiciels et propriété intellectuelle | Accès aux programmes de l'automate et du robot, mots de passe, droit de modification, sauvegardes | Programmes verrouillés que seul le fournisseur peut modifier |
| Sécurité et marquage CE | Qui réalise l'appréciation des risques et établit la déclaration de conformité | Non mentionné |
| Propriété et transfert des risques | Quand la propriété et le risque de perte vous sont transférés | Rien n'est dit, ou transfert de propriété uniquement au paiement intégral |
La structure des paiements, la durée de garantie, le leasing et les autres conditions commerciales se comparent avant l'attribution, avec la méthode de Comment comparer les modèles commerciaux d'automatisation, pas seulement les prix. Le contrat reprend ensuite exactement ce que vous avez convenu.
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Les avenants : la clause que vous utiliserez le plus
Tout projet d'automatisation évolue pendant la réalisation : une variante de produit s'ajoute, un capteur change de place, la hauteur du convoyeur diffère du plan. Une clause de modification claire fait de chacune d'elles une étape de routine.
Vérifiez que la clause de modification précise :
- qui peut demander une modification et qui, de chaque côté, peut l'approuver, avec des plafonds d'engagement ;
- le chiffrage : des taux journaliers pour l'ingénierie, la programmation et les travaux sur site, et une marge sur les pièces, fixés dans le contrat ;
- le planning : chaque demande de modification indique son impact sur la date de fin ;
- la règle selon laquelle aucun travail ne commence avant l'approbation écrite, sauf pour des questions de sécurité ;
- ce qui n'est pas une modification : les travaux nécessaires pour respecter la spécification convenue incombent au fournisseur, même s'ils ont été oubliés dans l'offre.
La plupart des litiges sur les avenants naissent là où le périmètre était flou ou une hypothèse n'a jamais été vérifiée. Si la charge admissible du sol, le cheminement réseau ou l'état d'une machine existante sont incertains, vérifiez-les avant de signer ou inscrivez-les dans le contrat comme hypothèses, avec une méthode fixée pour chiffrer le résultat. Pour décider ce qu'il faut figer dans le périmètre et ce qu'il faut laisser ouvert, appuyez-vous sur Comment définir le périmètre d'un projet d'automatisation sans le compliquer.
Réception, retards et recours
La réception est souvent le point où se rejoignent paiement, début de la garantie et transfert de propriété : elle doit donc être vérifiable. Le contrat doit annexer les procédures de FAT et de SAT, ou au moins leurs critères : cadence avec quels produits, sur quelle durée, quels défauts arrêtent l'essai, qui y assiste et qui signe. Comment définir les critères de réception, FAT et SAT pour l'automatisation détaille le contenu de ces critères.
Vérifiez ensuite les recours. Pour les retards, des pénalités convenues par semaine dans la limite d'un plafond sont courantes, accompagnées d'une liste des causes de retard excusables, comme des obligations de l'acheteur remplies en retard ou des modifications approuvées. Pour les performances, la séquence habituelle est un délai pour corriger le problème, un nouvel essai, puis une réduction de prix ou un refus si la cellule n'atteint toujours pas l'objectif. Des recours trop sévères ont aussi un coût : les bons fournisseurs les intègrent dans leur prix ou se retirent.
Sécurité, marquage CE, logiciels et données
Convenez par écrit de qui agit en tant que fabricant de la cellule complète, qui réalise l'appréciation des risques et qui établit la déclaration UE de conformité. La Commission européenne rappelle que le marquage CE ne peut être apposé qu'après les essais et la procédure d'évaluation de la conformité, et que le nouveau règlement (UE) 2023/1230 sur les machines s'applique à partir du 20 janvier 2027. Si votre cellule doit être livrée à une date proche, demandez au fournisseur selon quelles règles il certifiera.
Les logiciels sont l'autre point faible. L'usine a besoin d'accéder aux programmes de l'automate et du robot, d'une sauvegarde à jour lors de la remise, des mots de passe et du droit d'apporter des modifications, au moins pour la maintenance. Orgalim a ajouté une nouvelle clause de propriété intellectuelle dans les SI 24. Réglez aussi l'accès à distance : qui peut se connecter, comment, et à qui appartiennent les données de production enregistrées par la cellule.
Quand rouvrir la décision avant la signature
La revue du contrat fait parfois apparaître des faits nouveaux : le périmètre du projet de contrat est plus étroit que l'offre, une hypothèse ne résiste pas à la vérification, le responsable d'une interface découvre soudain qu'il porte le risque, ou le prix a bougé. Rouvrez la décision si un acheteur raisonnable aurait fait un autre choix avec ces informations. Ne la rouvrez pas parce qu'une voix tardive préfère une autre marque.
Si vous la rouvrez, faites court : mettez à jour par écrit le périmètre, les hypothèses et le prix, laissez aux fournisseurs concernés un délai fixe pour répondre et consignez la raison. Pour la passation après la signature, poursuivez avec Du choix du fournisseur à la réalisation : une passation sans perte d'information.
Comment DBR77 Marketplace vous aide
La plupart des annexes du contrat sont issues du processus sur la marketplace : le Technology Challenge, les réponses du Q&A données à tous les intégrateurs et l'offre finale avec le périmètre, les conditions et les coûts dans un format standardisé. Vous signez le contrat directement avec le fournisseur ; DBR77 fournit le cadre de travail et de confiance.
Questions fréquentes
Faut-il utiliser nos propres conditions ou celles du fournisseur ?
Les deux peuvent fonctionner. L'essentiel est qu'un seul ensemble prévale en cas de contradiction et que les parties propres au projet (périmètre, réception, modifications, recours) soient rédigées pour ce projet. Des conditions standard reconnues comme les Orgalim SI 24 peuvent faire gagner du temps de négociation.
Quel plafond raisonnable pour les pénalités de retard ?
Il n'existe pas de chiffre unique. Il doit être assez dissuasif pour que le planning reste une priorité, sans rendre le projet peu attrayant pour les bons fournisseurs. Demandez à votre conseil juridique ce qui est d'usage dans votre pays et votre secteur.
Qui doit relire le contrat au sein de l'usine ?
L'ingénierie vérifie le périmètre, les interfaces et la réception. Les achats vérifient les paiements, les modifications et les recours. La maintenance vérifie le service, la documentation et l'accès aux logiciels. Le service juridique relit l'ensemble. Envoyez au fournisseur une seule liste de commentaires consolidée.
Conclusion
Avant de signer, posez le projet de contrat à côté de l'offre finale et du registre des questions-réponses, puis parcourez le tableau des clauses ligne par ligne : l'ingénierie, les achats et la maintenance vérifient leur partie, et le conseil juridique relit le texte complet. Là où le projet ne correspond plus à l'offre, corrigez le texte ou rouvrez la décision, car après la signature, combler les mêmes manques coûte beaucoup plus cher.
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Sources
- Orgalim, SI 24: Orgalim releases a new edition of its world-renowned General Conditions, 2024
- FIDIC, Conditions of Contract for Plant and Design-Build (Yellow Book), 2nd edition, 2017
- European Commission, Machinery, 2023 (Machinery Regulation (EU) 2023/1230)