Jak zawęzić listę dostawców automatyzacji i ich sprawdzić

Zawężaj listę dostawców automatyzacji etapami. Zacznij od długiej listy pięciu do ośmiu firm, które zrealizowały podobne aplikacje, skróć ją kilkoma twardymi filtrami i wyślij brief do trzech, czterech lub pięciu z nich. Po pierwszych koncepcjach zostaw dwie lub trzy firmy, które przygotują szczegółowe oferty. Finalistów sprawdź krótkimi rozmowami referencyjnymi według scenariusza, wizytą w działającej instalacji lub w ich warsztacie oraz przygotowaną wizytą w Twoim zakładzie. Przestań sprawdzać, gdy kolejne rozmowy tylko powtarzają to, co już wiesz.

Ilu dostawców utrzymywać w procesie

Właściwa liczba zależy od tego, na ile problem jest jeszcze otwarty. Jeśli nie wiesz jeszcze, czy odpowiedzią jest stanowisko zrobotyzowane, zmiana przenośnika czy autonomiczny wózek, rozmawiaj z większą liczbą dostawców. Ich koncepcje pokażą Ci, co jest możliwe. Jeśli typ rozwiązania jest jasny, a brief ustalony, mniejsza liczba dostawców da Ci lepsze oferty.

Przy zbyt wielu oferentach integratorzy widzą małe szanse i wkładają w ofertę mniej pracy inżynierskiej, a Twój zespół nie jest w stanie jednocześnie odpowiadać na pytania, oceniać koncepcji i odwiedzać zakładów ośmiu firm. Przy zbyt małej liczbie nie masz czego porównać.

Praktyczna sekwencja dla projektu średniej wielkości:

1. Długa lista pięciu do ośmiu firm, znalezionych przez sieć kontaktów, producentów urządzeń, targi branżowe i platformy.
2. Brief trafia do trzech, czterech lub pięciu z nich, tylko tych, które przejdą opisane niżej twarde filtry.
3. Krótka lista dwóch lub trzech firm, wybranych po pierwszych koncepcjach, do szczegółowych ofert, referencji i wizyt.
4. Jeden wybór, z pisemnym uzasadnieniem, które zrozumie także ktoś spoza zespołu.

Przy wyborze typu dostawcy, który powinien trafić na listę (integrator systemów, producent robotów czy wykonawca linii pod klucz), skorzystaj z artykułu Integrator, producent OEM czy dostawca pod klucz: u kogo kupować.

Twarde filtry, które skracają długą listę

Zanim poświęcisz czas na koncepcje, zastosuj kilka kryteriów typu „spełnia albo nie spełnia”. Sprawdzenie każdego z nich powinno zająć minuty.

Dwa z tych sprawdzeń wymagają szczególnej uwagi. W UE rozporządzenie w sprawie maszyn (UE) 2023/1230 stosuje się obowiązkowo od 20 stycznia 2027 roku. Maszyny wprowadzane do obrotu przed tą datą muszą spełniać wymagania dyrektywy maszynowej 2006/42/WE. Zapytaj, jak dostawca realizuje oznakowanie CE dla kompletnego stanowiska i czy jest gotowy na nowe przepisy. W USA program A3 Certified Robot Integrator Program obejmuje audyt na miejscu, praktyczną ocenę kluczowego personelu i szkolenie z bezpieczeństwa, a certyfikat jest ważny przez dwa lata. Certyfikat to szybki pierwszy sygnał; rozmowy referencyjne i tak są potrzebne.

Kiedy wystarczy jeden dostawca

Skierowanie projektu do jednego dostawcy bez konkursu ofert może być słuszne, gdy:

• tylko jedna lub dwie firmy są w stanie wykonać zadanie, np. ze względu na konkretną technologię lub lokalizację;
• nowe stanowisko musi pasować do wyposażenia tego dostawcy, które zakład już eksploatuje;
• projekt powtarza zakres, który ten dostawca już dobrze zrealizował w Twoim zakładzie.

Zapisz uzasadnienie: dlaczego wybór jest wąski, co pozwoliłoby dopuścić innych i jak sprawdziłeś cenę. Bez takiego zapisu rozsądna decyzja wygląda na faworyzowanie.

W przypadku dotychczasowego dostawcy zdanie „oni znają nasz zakład” może być prawdziwe, ale porównanie i tak przeprowadź, gdy nowy projekt jest większy niż to, co dotąd dla Ciebie zrobili, gdy ostatni projekt przekroczył budżet przez zlecenia zmian albo gdy technologia poszła naprzód. Zadaj dotychczasowemu dostawcy te same pytania co nowemu oferentowi i wypełnij te same wiersze. Jeśli wtedy wygra, wybór opiera się na ofercie dla tego projektu i da się go obronić jak każdy inny.

Rozmowy referencyjne, z których czegoś się dowiesz

Przyjazna, 15-minutowa rozmowa rzadko pokazuje, jak dostawca zachowuje się, gdy zawodzi interfejs albo uruchomienie się opóźnia. Długa seria rozmów marnuje z kolei tygodnie. Prowadź je krótko i według ustalonej struktury.

Proś o dopasowane referencje: podobne zadanie, podobny miks produktów i podobna wielkość zakładu, w tym jeden projekt, który poszedł dobrze, i jeden, w którym były problemy. Dostawca, który nie potrafi wskazać żadnego trudnego projektu, albo zrealizował ich bardzo mało, albo nie chce Ci o nich powiedzieć.

Zadaj każdemu referentowi te same pytania:

1. Co dostarczono i na ile ostateczny zakres był zbliżony do oferty?
2. Czy stanowisko osiągnęło uzgodnioną wydajność podczas SAT i ile czasu potem minęło do stabilnej pracy?
3. Jak obsługiwano i wyceniano zlecenia zmian?
4. Co się działo, gdy coś poszło nie tak podczas uruchomienia? Kto przyjechał i jak szybko?
5. Czy dokumentacja i szkolenia odpowiadały potrzebom Waszego działu utrzymania ruchu?
6. Jak działa serwis teraz, po okresie gwarancji?
7. Czy przy kolejnym projekcie zatrudnilibyście ten sam zespół?

Oceń każdą rozmowę jako „pozytywna”, „do wyjaśnienia” (dopytaj dostawcę) albo „negatywna” (niezgodność w wymaganiu obowiązkowym). Z każdej rozmowy przygotuj jedną stronę notatki: z kim rozmawiałeś, na ile projekt był podobny, mocne strony, obawy. Dwie lub trzy dobre rozmowy na finalistę zwykle wystarczą. Jeśli referencja przeczy pisemnej ofercie, wyjaśnij to przed wyborem.

Wizyty, które dostarczają faktów

Wizyty odbywają się w dwóch kierunkach i obie wymagają przygotowania.

Dostawcy odwiedzają Twój zakład. Wyślij krótki pakiet przed wizytą: rysunek layoutu, listę produktów z masami i wariantami, obecne czasy cyklu, system zmianowy, media, zasady bezpieczeństwa i interfejsy do istniejących maszyn. Większość tych informacji pochodzi wprost z Twojego briefu (zob. Jak napisać brief automatyzacji, który integrator wyceni). Wskaż po swojej stronie po jednej osobie odpowiedzialnej za produkcję, utrzymanie ruchu, automatykę, jakość i IT. Przygotuj próbki produktów. Na koniec wizyty spisz krótkie podsumowanie potwierdzonych faktów i otwartych pytań i wyślij je wszystkim oferentom, także tym, którzy nie byli na miejscu, aby każdy wyceniał ten sam zakład.

Ty odwiedzasz dostawcę lub zakład referencyjny. Poproś o pokazanie działającego stanowiska zbliżonego do Twojego zadania zamiast pokazu w salonie. Obejrzyj dokumentację, szafę sterowniczą i listę części zamiennych. Oprócz zespołu sprzedaży poznaj kierownika projektu i inżyniera uruchomieniowego, którzy pracowaliby przy Twoim projekcie. Zapytaj pracowników utrzymania ruchu w zakładzie referencyjnym, jak stanowisko zachowuje się w gorszy dzień.

Gdy przyjdą oferty finalistów, zestawisz je w jednej tabeli według artykułu Jak porównać oferty na automatyzację w jednej tabeli.

Jak pomaga DBR77 Marketplace

DBR77 Marketplace daje Ci długą listę z sieci ponad 800 zweryfikowanych dostawców technologii i integratorów, a oceny pomagają ich ocenić. Technology Challenge możesz opublikować dla wszystkich zarejestrowanych integratorów albo tylko dla wybranej listy, np. dotychczasowego dostawcy i dwóch nowych firm. Integratorzy składają koncepcje przed ofertami, więc krótką listę do szczegółowych ofert zbudujesz z koncepcji, które zaakceptujesz.

Najczęstsze pytania

Do ilu referentów dzwonić w przypadku jednego dostawcy?

Zwykle wystarczą dwie lub trzy dopasowane referencje na finalistę. Dzwoń do kolejnych tylko wtedy, gdy pierwsze rozmowy dają sprzeczne obrazy albo rodzą pytanie, którego nie da się zamknąć z dostawcą.

Czy odwiedzać warsztat każdego dostawcy?

Nie. Odwiedź dwóch lub trzech finalistów. Na etapie długiej listy wystarczą dokumenty, przykłady projektów i krótka rozmowa.

Czy prośba o projekt, który poszedł źle, jest w porządku?

Tak. Każdy doświadczony integrator miał trudny projekt. To, jak sobie z nim poradził, mówi więcej niż projekt, który przebiegł zgodnie z planem. Traktuj odpowiedź profesjonalnie i nie przekazuj jej innym oferentom.

Podsumowanie

Najpierw spisz twarde filtry i przepuść przez nie długą listę pięciu do ośmiu firm, tak aby brief dostały tylko trzy, cztery lub pięć. Po pierwszych koncepcjach zostaw dwie lub trzy, sprawdź je dopasowanymi referencjami i przygotowaną wizytą, a decyzję podejmij, gdy kolejne rozmowy nie wnoszą już nic nowego. Przed podpisaniem przejdź przez artykuł Co sprawdzić przed podpisaniem umowy na automatyzację.

Źródła

• European Commission, Machinery, 2023 (rozporządzenie w sprawie maszyn (UE) 2023/1230)
• Association for Advancing Automation (A3), Certified Robot Integrator Program, 2026