Jak porównywać warunki handlowe ofert na automatyzację, a nie tylko ceny

Dwie oferty automatyzacji z tą samą kwotą końcową mogą oznaczać zupełnie inne transakcje. Różni je model handlowy: kiedy płacisz i za jaki dowód, co cena obejmuje aż do Twojej hali, kiedy zaczyna się gwarancja, ile kosztuje serwis po jej zakończeniu oraz czy kupujesz, leasingujesz, czy płacisz za użycie. Każdy z tych elementów przesuwa pieniądze i ryzyko między Tobą a dostawcą. Aby porównać modele handlowe, umieść te elementy w jednej tabeli obok ceny i przy każdym zapytaj, kto trzyma pieniądze i kto ponosi ryzyko, gdy uruchomienie się opóźnia.

Ta sama kwota, inna transakcja

Przykład ilustracyjny: zakład otrzymuje dwie oferty na zrobotyzowane stanowisko paletyzacji. Liczby są zmyślone i mają pokazać metodę.

• Oferta A: 480 000 zł. 50 procent przy zamówieniu, 40 procent przy dostawie, 10 procent po SAT. Gwarancja 12 miesięcy od wysyłki.
• Oferta B: 500 000 zł. 30 procent przy zamówieniu w zamian za gwarancję zwrotu zaliczki, 30 procent po FAT, 30 procent po SAT, 10 procent po 60 dniach stabilnej produkcji. Gwarancja 24 miesiące od SAT.

Gdy stanowisko dociera do zakładu, dostawca A otrzymał już 432 000 zł, a dostawca B 300 000 zł. Jeśli uruchomienie idzie wolno, na dostawcę B wciąż czeka 200 000 zł uzależnione od wyników w Twoim zakładzie. Na dostawcę A czeka 48 000 zł. Tymczasem gwarancja A biegnie od chwili, gdy ciężarówka wyjechała z warsztatu. Jeśli montaż i uruchomienie zajmą trzy miesiące, jedna czwarta gwarancji minie, zanim zostanie wysłana pierwsza paleta.

Oferta A jest tańsza o 20 000 zł. Oferta B zostawia kupującemu więcej kontroli nad pieniędzmi i dłuższą gwarancję, liczoną od SAT.

Elementy handlowe, które trzeba postawić obok ceny

Poproś każdego dostawcę o te same elementy, a brak odpowiedzi traktuj jako otwarte pytanie, zamiast zakładać, że rozstrzyga się na Twoją korzyść.

Tabela dostarcza danych do kalkulacji kosztu w cyklu życia, która dolicza energię, robociznę utrzymania ruchu i części zamienne w całym okresie eksploatacji stanowiska; jak ją zbudować, pokazuje artykuł Prawdziwy koszt automatyzacji: TCO, a nie tylko cena z oferty. Zakres techniczny porównaj osobno, metodą z artykułu Jak porównać oferty na automatyzację w jednej tabeli.

Kamienie milowe płatności: płać za dowody

Wiąż każdą płatność ze zdarzeniem, które ktoś może sprawdzić, np. z zaliczonym testem, zamiast z datą w kalendarzu. Typowe kamienie milowe dla stanowiska zrobotyzowanego lub linii:

1. Zamówienie lub zatwierdzenie projektu: zaliczka pokrywająca prace inżynierskie i komponenty o długim czasie dostawy, np. roboty. Jeśli udział zaliczki jest duży, poproś o gwarancję jej zwrotu.
2. Pozytywny FAT: stanowisko pracuje w warsztacie dostawcy zgodnie z uzgodnionymi kryteriami, na Twoich produktach.
3. Dostawa na miejsce: wyposażenie stoi na Twojej hali, kompletne zgodnie z listą wysyłkową.
4. Pozytywny SAT: stanowisko pracuje w Twoim zakładzie, podłączone do linii, z uzgodnioną wydajnością.
5. Odbiór końcowy: określony okres produkcji bez poważnych usterek, często z niewielką kwotą zatrzymaną, zwalnianą na końcu.

Im większa część ceny jest powiązana z krokami 2, 4 i 5, tym bardziej pieniądze dostawcy zależą od działającego stanowiska. Jeśli jednak przesadzisz, dobrzy dostawcy podniosą cenę albo zrezygnują, bo musieliby finansować Twój projekt. Artykuł Jak ustalić kryteria odbioru, FAT i SAT w projekcie automatyzacji wyjaśnia, co powinny zawierać kryteria FAT i SAT.

Warunki dostawy i ważność ceny

„Cena obejmuje dostawę” może znaczyć wiele rzeczy. Reguły Incoterms 2020 Międzynarodowej Izby Handlowej (ICC) to jedenaście trzyliterowych formuł handlowych, które określają zadania, koszty i ryzyka związane z dostarczeniem towaru od sprzedającego do kupującego. Ex Works i Delivered at Place umieszczają moment przekazania w zupełnie różnych miejscach. Poproś każdego dostawcę o wskazanie formuły Incoterms.

Incoterm nie obejmuje tego, co dzieje się po dotarciu towaru. Zapytaj osobno o rozładunek i posadowienie, montaż, dojazdy ekipy uruchomieniowej oraz o to, ile dni wsparcia na miejscu jest wliczonych. Tania oferta, w której dni uruchomienia rozlicza się według stawki dziennej, może okazać się droższa niż oferta z ceną stałą.

Sprawdź też ważność ceny. Zatwierdzanie budżetu trwa miesiącami. Jeśli oferta jest ważna 30 dni i powiązana z kursem walut lub klauzulą waloryzacyjną, zatwierdzona kwota może nie być kwotą z zamówienia.

Gwarancja, serwis i części zamienne

Długość gwarancji niewiele znaczy bez daty jej rozpoczęcia. Dwanaście miesięcy od wysyłki i dwanaście miesięcy od SAT to różne obietnice. Zapytaj, co obejmuje gwarancja: tylko części czy także robociznę i dojazdy. Zapytaj, jak szybko ktoś zareaguje telefonicznie, zdalnie i na miejscu oraz czy wsparcie zdalne wymaga zdalnego dostępu do stanowiska.

Potem spójrz dalej niż okres gwarancji: na zalecaną listę części zamiennych z cenami, cenę umowy serwisowej po gwarancji i aktualizacje oprogramowania. Drogi lub powolny serwis to koszt, który płacisz co roku.

Zdecyduj też, ile powinien przejąć Twój własny zespół. W badaniu McKinsey z 2022 roku 52 procent firm przemysłowych chciało modelu, w którym integratorzy systemów stopniowo przekazują obowiązki zespołom wewnętrznym. Jeśli taki jest Twój plan, wyceń szkolenia i dokumentację, które to umożliwią.

Zakup, leasing czy płatność za użycie

To samo badanie wykazało, że 71 procent respondentów wskazało koszt inwestycyjny robotów jako barierę. Oprócz zakupu dostawcy i partnerzy finansowi oferują leasing i płatność za użycie:

• Zakup. Płacisz cenę w kamieniach milowych i jesteś właścicielem wyposażenia. Najniższy koszt całkowity, jeśli stanowisko pracuje przez wiele lat, ale najwyższy wydatek na starcie.
• Leasing. Bank lub firma leasingowa płaci dostawcy, a Ty płacisz co miesiąc przez ustalony okres. Zachowujesz pełny zakres techniczny i rozkładasz wydatek w czasie.
• Płatność za użycie, często nazywana Robots as a Service (RaaS). Miesięczna opłata albo opłata za każdy pobrany element lub paletę, zwykle z serwisem w cenie. Niższy koszt wejścia, ale sprawdź minimalny okres umowy, zobowiązanie wolumenowe, to, kto jest właścicielem danych, i co dzieje się na koniec okresu. Ten model lepiej pasuje do standardowych aplikacji niż do linii szytej na miarę.

Nie zakładaj, że leasing utrzyma wyposażenie poza bilansem. Zgodnie z IFRS 16, obowiązującym od 2019 roku, leasingobiorca ujmuje składnik aktywów z tytułu prawa do użytkowania i zobowiązanie z tytułu leasingu dla umów dłuższych niż 12 miesięcy, chyba że przedmiot leasingu ma niską wartość. Zanim porównasz miesięczne opłaty z ceną zakupu, zapytaj dział finansów, jak Twoje zasady rachunkowości traktują każdą z opcji.

Jak pomaga DBR77 Marketplace

W DBR77 Marketplace każda oferta podaje czas dostawy, gwarancję, warunki płatności, instalację, szkolenie i wsparcie w tych samych polach, więc dział finansów może zestawić warunki handlowe wszystkich oferentów obok ich cen. Uzgodnione warunki trafiają potem do umowy, którą podpisujesz bezpośrednio z wybranym dostawcą; jak zapisać w niej kamienie milowe płatności, pokazuje artykuł Co sprawdzić przed podpisaniem umowy na automatyzację.

Najczęstsze pytania

Jaki harmonogram płatności jest uczciwy w projekcie automatyzacji?

Nie ma jednej reguły. Uczciwy harmonogram wcześnie opłaca prace inżynierskie i komponenty o długim czasie dostawy, wiąże największe płatności z FAT i SAT oraz zatrzymuje niewielką część do czasu, aż stanowisko popracuje w produkcji. Jeśli zaliczka jest duża, poproś o gwarancję jej zwrotu.

Czy leasing albo RaaS jest tańszy niż zakup?

Zwykle nie w całym okresie eksploatacji stanowiska, bo w opłacie zawarte jest wynagrodzenie partnera finansowego i serwis. Może to jednak być lepszy wybór, gdy brakuje gotówki, wolumeny są niepewne albo chcesz mieć serwis w pakiecie. Porównaj sumę płatności w całym okresie umowy z ceną zakupu powiększoną o własne koszty serwisu.

Czy najtańsza oferta powinna wygrać, jeśli ma słabsze warunki?

Tylko wtedy, gdy wycenisz różnicę: krótszą gwarancję, dni uruchomienia rozliczane według stawki dziennej, wolniejszy serwis.

Podsumowanie

Wyślij każdemu dostawcy razem z zapytaniem powyższą tabelę elementów i poproś o wypełnienie każdego wiersza. Potem zapisz dla każdej oferty, ile pieniędzy dostawca ma u siebie przed SAT, kiedy zaczyna się gwarancja i jak rozliczane są dni uruchomienia, a każdą różnicę wyceń, zanim pozwolisz wygrać niższej kwocie.

Źródła

• McKinsey & Company, Unlocking the industrial potential of robotics and automation, 2023 (badanie przeprowadzone w sierpniu 2022)
• International Chamber of Commerce, Incoterms rules, 2020
• IFRS Foundation, IFRS 16 Leases, 2016 (obowiązuje od 2019)