Co powinno zawierać zapytanie ofertowe (RFQ/RFP) na automatyzację
Autor: DBR77 Team · Opublikowano · Zaktualizowano
Zapytanie ofertowe (RFQ) na automatyzację potrzebuje ośmiu sekcji, których nie ma standardowy szablon zakupowy: zasad składania ofert, briefu technicznego, warunków na miejscu, interfejsów, podziału zakresu między kupującym a dostawcą, bezpieczeństwa i zgodności, odbioru i dokumentacji oraz warunków handlowych, które chcesz mieć wycenione. Musi też dokładnie mówić dostawcom, jak mają odpowiedzieć. Gdy każdy oferent wycenia ten sam pakiet i odpowiada w tej samej strukturze, możesz porównać oferty pozycja po pozycji. Jeśli wyceniają różne pakiety, każda cena dotyczy innego projektu.
Dlaczego standardowy szablon zakupowy nie pasuje do automatyzacji
Standardowy szablon zakupowy jest stworzony dla towarów katalogowych: numer części, ilość, termin dostawy, cena. Cela automatyki to jednostkowa maszyna budowana wokół Twojego produktu, Twojej hali i urządzeń, które już eksploatujesz. Cena zależy od rzeczy, o które szablon nigdy nie pyta: ile jest wariantów produktu, jaki czas cyklu musi utrzymać stanowisko, kto buduje wygrodzenie bezpieczeństwa, kto programuje interfejs PLC.
Gdy RFQ milczy, każdy dostawca wypełnia lukę własnym założeniem. Jeden uwzględnia przenośnik wejściowy, inny podaje go jako opcję. Sumy wyglądają wtedy na porównywalne, choć obejmują różne zakresy.
Zgodność z przepisami poszerza tę lukę, bo ktoś musi ponosić odpowiedzialność za zgodność całej celi. W UE Komisja Europejska podaje, że nowe rozporządzenie maszynowe (UE) 2023/1230 stosuje się od 20 stycznia 2027 roku. Maszyny wprowadzone do obrotu przed tą datą muszą być zgodne z dyrektywą maszynową 2006/42/WE. W USA A3 opisuje ANSI/A3 R15.06-2025 jako krajowe przyjęcie części 1 i 2 normy ISO 10218. Dlatego zapytanie ofertowe na automatyzację musi zapytać, według jakiej normy cela jest projektowana i kto podpisuje deklarację zgodności.
RFQ czy RFP: zdecyduj, o co prosisz
Wyślij RFQ, gdy znasz rodzaj rozwiązania i chcesz cen za zdefiniowany zakres, na przykład za celę robotyczną do paletyzacji dla dwóch znanych schematów ułożenia na palecie.
Wyślij RFP, gdy znasz problem, ale nie rozwiązanie. Jeśli dostawcy mogliby zaproponować różne technologie (celę robotyczną, trasę AGV albo pętlę przenośników), prosisz o koncepcje.
Wiele zakupów automatyzacji mieści się pomiędzy. Praktyczne podejście to dwa etapy: poproś o koncepcję i cenę budżetową, przeprowadź rundę pisemnych wyjaśnień, a potem poproś pozostałych oferentów o wiążącą ofertę na ten sam, zaktualizowany pakiet.
Osiem sekcji zapytania ofertowego na automatyzację
| Sekcja | Co uwzględnić | Dlaczego dostawcy tego potrzebują |
|---|---|---|
| 1. Zasady składania ofert | Harmonogram, termin, osoba kontaktowa, kanał pytań, NDA, kryteria oceny, waluta | Wszyscy składają oferty na tych samych warunkach |
| 2. Brief techniczny | Proces, produkty i warianty, wolumeny, obecny i docelowy czas cyklu, zmiany | Określa wielkość rozwiązania |
| 3. Warunki na miejscu | Rysunek layoutu, nośność posadzki, zasilanie i sprężone powietrze, temperatura, zapylenie, drogi dostępu, okna instalacyjne | Wpływa na koszt projektu i instalacji |
| 4. Interfejsy | Maszyny przed i za celą, marki PLC, interfejs MES/ERP, zasady zdalnego dostępu, przechowywanie danych | Zapobiega niespodziankom przy integracji |
| 5. Podział zakresu | Kto dostarcza wygrodzenie, przenośniki, fundamenty, podłączenie elektryczne, sieć, demontaż starego wyposażenia | Eliminuje luki i podwójne liczenie |
| 6. Bezpieczeństwo i zgodność | Stosowane normy, ocena ryzyka, oznakowanie CE i deklaracja, kto występuje jako producent celi | Nazywa prace związane ze zgodnością i ich właściciela |
| 7. Odbiór i dokumentacja | Zarys FAT i SAT, warunki testów, instrukcje, lista części zamiennych, szkolenia | Określa, kiedy zadanie jest zakończone |
| 8. Warunki handlowe | Kamienie milowe płatności, gwarancja, czas reakcji serwisu, części zamienne, czas realizacji, ważność oferty | Sprawia, że ceny są porównywalne |
Sekcja 2 to serce pakietu; napisz ją według artykułu Jak napisać brief automatyzacji, który integrator wyceni. Trzech innych sekcji często brakuje w pierwszych wersjach.
Podział zakresu. Wypisz elementy na granicy celi i oznacz każdy jako „dostawca”, „kupujący” lub „do zaproponowania”: wygrodzenie, fundamenty, korytka kablowe, podłączenie do sieci, sprężone powietrze, demontaż starego stanowiska. Ta lista eliminuje większość pozycji „nie wchodzi w zakres” w ofertach.
Warunki na miejscu. Zwymiarowany rysunek layoutu, nośność posadzki i terminy, w których możliwa jest instalacja. Jeśli zakład staje tylko na dwa tygodnie w sierpniu, napisz to.
Odbiór. Na etapie RFQ wystarczy jedna strona: co jest testowane podczas FAT, co podczas SAT, przy jakiej wydajności i jak długo. Pełne kryteria ustalisz później, korzystając z artykułu Jak ustalić kryteria odbioru, FAT i SAT w projekcie automatyzacji.
Dla sekcji 6 norma ISO 10218-2:2025 określa wymagania bezpieczeństwa dla integracji aplikacji robotów przemysłowych i cel robotycznych. Zapytaj każdego oferenta, jakie normy stosuje w projekcie oraz kto przeprowadza i dokumentuje ocenę ryzyka.
Wyślij każdemu integratorowi ten sam pakiet
Opublikuj swoje wymagania jako Technology Challenge na DBR77 Marketplace i otrzymaj odpowiedzi w jednej strukturze. Bezpłatnie dla producentów.
Wymagany format odpowiedzi
Żeby czytać odpowiedzi obok siebie, poproś każdego oferenta o:
- Rozbicie ceny na stałe pozycje: roboty i chwytaki, mechanika i przenośniki, wyposażenie bezpieczeństwa, sterowanie i oprogramowanie, prace inżynierskie i programowanie, instalacja i uruchomienie, FAT i SAT, szkolenia, dokumentacja, podróże. Opcje wycenione osobno.
- Listy założeń i wyłączeń.
- Listę odstępstw od Twojego RFQ. To najbardziej użyteczna strona każdej oferty, bo pokazuje, gdzie dostawca wycenił coś innego niż to, o co prosiłeś.
- Rysunek layoutu celi w Twojej przestrzeni oraz uzasadnienie czasu cyklu dla każdego produktu (obliczenie, test lub symulacja).
- Harmonogram od zamówienia do SAT, z informacją, co i kiedy musi dostarczyć kupujący.
Wyślij format jako szablon. Oferta, która przychodzi we własnym układzie, wraca z prośbą o ponowne wypełnienie. Do zestawienia odpowiedzi w jednej tabeli użyj artykułu Jak porównać oferty na automatyzację w jednej tabeli, a do warunków płatności, gwarancji i serwisu artykułu Jak porównywać warunki handlowe ofert na automatyzację, a nie tylko ceny.
Pytania do każdego oferenta
Każdy oferent odpowiada na piśmie na te same pytania:
- Jaki czas cyklu osiąga Państwa koncepcja dla każdego produktu i skąd wzięła się ta liczba?
- Czego potrzebują Państwo od nas i do kiedy, żeby utrzymać podany czas realizacji?
- Które części prac zlecają Państwo podwykonawcom?
- Kto występuje jako producent całej celi na potrzeby oceny zgodności?
- Co dzieje się z ceną i harmonogramem, jeśli po złożeniu zamówienia dodamy wariant produktu?
- Kto serwisuje celę po okresie gwarancji, skąd i z jakim czasem reakcji?
Udostępniaj każde pytanie i każdą odpowiedź wszystkim oferentom. Jedno wyjaśnienie udzielone tylko przez telefon sprawia, że porównanie przestaje być uczciwe.
Prawdziwy przykład: co dało kompletne pierwsze zapytanie
HSV Polska produkuje wyroby z tworzywa EPP i potrzebowała zautomatyzowanej linii kontroli jakości i pakowania. Według studium przypadku HSV opublikowanego w marcu 2023 roku pierwsze zapytanie firmy na platformie (wtedy pod nazwą Robot Platform) zawierało wszystkie wymagania techniczne, których potrzebował integrator.
Ponieważ integrator nie musiał zgadywać, Redhawk odpowiedział czymś więcej niż ceną: koncepcją z symulacją 3D zbudowaną w Studio 3D, analizą operacyjną i analizą finansową. Wyposażenie zostało wskazane z nazwy: roboty Fanuc M-10iD/8L (zasięg 2032 mm, udźwig 8 kg), system wizyjny Keyence CV-X470F i zdalny dostęp Secomea.
Symulacja 3D potwierdziła czas cyklu linii poniżej 120 sekund dla wszystkich kodów produktów objętych projektem. Ta liczba pochodzi z symulacji; zmierzona wydajność należy do testów odbiorowych.
We własnym zapytaniu wypisz każdy kod produktu i poproś, by uzasadnienie czasu cyklu oraz analiza operacyjna i finansowa były częścią odpowiedzi. Testowanie koncepcji w symulacji omawia artykuł Zanim kupisz robota, najpierw go zasymuluj.
Jak pomaga DBR77 Marketplace
Na DBR77 Marketplace zapytanie publikujesz jako Technology Challenge w prowadzonym formularzu w ośmiu krokach: dojrzałość projektu, typ i klasyfikacja, opis, wymagania, budżet, pliki, założenia operacyjne i podgląd. Formularz obejmuje większość sekcji od 2 do 4, a podział zakresu, zarys odbioru i warunki handlowe dołączasz jako pliki.
Pytania przechodzą przez zakładkę Q&A, którą widzą wszyscy integratorzy, więc każda odpowiedź trafia do wszystkich oferentów. Integratorzy przesyłają najpierw koncepcje, a potem oferty w ustandaryzowanym formacie z zakresem, warunkami i kosztami, co odpowiada opisanemu wyżej podejściu dwuetapowemu.
Najczęstsze pytania
Jak długie powinno być zapytanie ofertowe na automatyzację?
Powinno obejmować osiem sekcji i być na tyle krótkie, by dostawca przeczytał je w całości.
Czy w zapytaniu powinniśmy podać budżet?
Tak. Przedział budżetu mówi dostawcom, czy proponować prostą celę, czy całą linię. Konkurencja cenowa zostaje zachowana, dopóki kilku dostawców składa oferty na ten sam pakiet.
Ile czasu dać dostawcom na odpowiedź?
Tyle, by zmieściła się wizja lokalna i co najmniej jedna runda pisemnych pytań. Bez nich dostawcy wyceniają ryzyko tego, czego nie mogli sprawdzić.
Podsumowanie
Zanim wyślesz zapytanie, sprawdź je z tabelą: wszystkie osiem sekcji wypełnione, podział zakresu oznaczony pozycja po pozycji, szablon odpowiedzi w załączniku. Potem wyślij ten sam pakiet i sześć pytań do każdego oferenta i udostępniaj każdą odpowiedź wszystkim.
Otrzymaj oferty, które odpowiadają na to samo pytanie
Opublikuj Technology Challenge na DBR77 Marketplace albo zapytaj nasz zespół, jak przygotować pakiet.
Opublikuj swój Technology Challenge · Skontaktuj się z zespołem Marketplace
Źródła
- European Commission, Machinery, bez daty, dostęp w październiku 2026
- A3, New ANSI/A3 R15.06-2025 American National Standard for Industrial Robot Safety Now Available for Purchase, 2025
- ISO, ISO 10218-2:2025 Robotics: Safety requirements, Part 2: Industrial robot applications and robot cells, 2025
- DBR77, HSV case study: a success story on the Robot Platform, 2023