Automatisierungsangebote vergleichen: Konditionen statt nur Preise

Zwei Automatisierungsangebote mit derselben Gesamtsumme können sehr unterschiedliche Geschäfte sein. Der Unterschied liegt im kommerziellen Modell: wann Sie zahlen und gegen welchen Nachweis, was der Preis bis zu Ihrer Werkshalle umfasst, wann die Gewährleistung beginnt, was der Service nach ihrem Ende kostet und ob Sie kaufen, leasen oder pro Nutzung zahlen. Jedes dieser Elemente verschiebt Liquidität und Risiko zwischen Ihnen und dem Lieferanten. Um kommerzielle Modelle zu vergleichen, stellen Sie diese Elemente in einer Tabelle neben den Preis und fragen bei jedem: Wer hält das Geld, und wer trägt das Risiko, wenn sich die Inbetriebnahme verzögert?

Gleiche Summe, anderes Geschäft

Illustratives Beispiel: Ein Werk erhält zwei Angebote für eine Roboter-Palettierzelle. Die Zahlen sind fiktiv und dienen zur Veranschaulichung der Methode.

• Angebot A: 480.000 €. 50 Prozent bei Bestellung, 40 Prozent bei Lieferung, 10 Prozent nach dem SAT. Gewährleistung 12 Monate ab Versand.
• Angebot B: 500.000 €. 30 Prozent bei Bestellung gegen eine Anzahlungsbürgschaft, 30 Prozent nach dem FAT, 30 Prozent nach dem SAT, 10 Prozent nach 60 Tagen stabiler Produktion. Gewährleistung 24 Monate ab SAT.

Wenn die Zelle im Werk ankommt, hat Lieferant A 432.000 € erhalten und Lieferant B 300.000 €. Läuft die Inbetriebnahme schleppend, warten bei Lieferant B noch 200.000 € auf Ergebnisse in Ihrem Werk. Bei Lieferant A warten 48.000 €. Gleichzeitig läuft die Gewährleistung von A, seit der Lkw die Werkstatt verlassen hat. Dauern Installation und Inbetriebnahme drei Monate, ist ein Viertel davon verbraucht, bevor die erste Palette ausgeliefert wird.

Angebot A ist 20.000 € günstiger. Angebot B lässt dem Käufer mehr Kontrolle über das Geld und eine längere Gewährleistung, die erst mit dem SAT beginnt.

Die kommerziellen Elemente, die neben den Preis gehören

Fordern Sie von jedem Lieferanten dieselben Elemente an, und behandeln Sie eine fehlende Antwort als offene Frage, statt anzunehmen, dass sie zu Ihren Gunsten ausfällt.

Die Tabelle liefert die Daten für eine Lebenszykluskostenrechnung, die Energie, Instandhaltungsaufwand und Ersatzteile über die Lebensdauer der Zelle ergänzt; wie Sie sie aufbauen, zeigt Was Automatisierung wirklich kostet: TCO statt nur Angebotspreis. Den technischen Lieferumfang vergleichen Sie getrennt, mit der Methode aus Automatisierungsangebote richtig vergleichen: alles in einer Tabelle.

Zahlungsmeilensteine: Zahlen gegen Nachweis

Knüpfen Sie jede Zahlung an ein überprüfbares Ereignis, etwa einen bestandenen Test, und nicht an ein Kalenderdatum. Typische Meilensteine für eine Roboterzelle oder Linie:

1. Bestellung oder Konstruktionsfreigabe: eine Anzahlung, die das Engineering und Teile mit langer Lieferzeit wie Roboter abdeckt. Verlangen Sie bei einem hohen Anteil eine Anzahlungsbürgschaft.
2. FAT bestanden: Die Zelle läuft in der Werkstatt des Lieferanten nach vereinbarten Kriterien, mit Ihren Produkten.
3. Lieferung ins Werk: Die Anlage steht in Ihrer Halle, vollständig laut Packliste.
4. SAT bestanden: Die Zelle läuft in Ihrem Werk, an die Linie angebunden, mit der vereinbarten Leistung.
5. Endabnahme: ein festgelegter Produktionszeitraum ohne größere Störungen, oft mit einem kleinen Einbehalt, der am Ende freigegeben wird.

Je mehr vom Preis hinter den Schritten 2, 4 und 5 liegt, desto stärker hängt die Liquidität des Lieferanten von einer funktionierenden Zelle ab. Übertreiben Sie es, erhöhen gute Lieferanten den Preis oder lehnen ab, weil sie Ihr Projekt vorfinanzieren würden. Welche Inhalte die Kriterien für FAT und SAT brauchen, erklärt Abnahmekriterien, FAT und SAT in Automatisierungsprojekten festlegen.

Lieferbedingungen und Preisbindung

„Preis inklusive Lieferung" kann vieles bedeuten. Die Incoterms 2020 der ICC sind elf Handelsklauseln aus drei Buchstaben, die Aufgaben, Kosten und Risiken bei der Lieferung von Waren vom Verkäufer zum Käufer festlegen. Ex Works und Delivered at Place legen den Übergabepunkt an sehr unterschiedliche Stellen. Bitten Sie jeden Lieferanten, den Incoterm zu nennen.

Ein Incoterm regelt nicht, was nach dem Eintreffen der Ware passiert. Fragen Sie gesondert nach Abladen und Einbringen, Montage, Reisekosten des Inbetriebnahmeteams und danach, wie viele Tage Unterstützung vor Ort enthalten sind. Ein günstiges Angebot, bei dem die Inbetriebnahmetage nach Tagessatz abgerechnet werden, kann am Ende teurer sein als ein Festpreisangebot.

Prüfen Sie auch die Preisbindung. Budgets brauchen Monate bis zur Genehmigung. Gilt das Angebot 30 Tage und hängt es an einem Wechselkurs oder einer Preisgleitklausel, ist die genehmigte Zahl womöglich nicht die Bestellsumme.

Gewährleistung, Service und Ersatzteile

Die Dauer der Gewährleistung sagt wenig ohne ihr Startdatum. Zwölf Monate ab Versand und zwölf Monate ab SAT sind unterschiedliche Versprechen. Fragen Sie, was die Gewährleistung abdeckt: nur Teile oder Teile, Arbeitszeit und Reisekosten. Fragen Sie, wie schnell jemand telefonisch, per Fernzugriff und vor Ort reagiert und ob der Fernsupport einen Fernzugriff auf die Zelle voraussetzt.

Schauen Sie dann über die Gewährleistung hinaus: eine empfohlene Ersatzteilliste mit Preisen, der Preis des Servicevertrags nach der Gewährleistung und Software-Updates. Teurer oder langsamer Service ist ein Kostenfaktor, den Sie jedes Jahr bezahlen.

Entscheiden Sie außerdem, wie viel Ihr eigenes Team übernehmen soll. In der McKinsey-Umfrage von 2022 wünschten sich 52 Prozent der Industrieunternehmen ein Modell, bei dem Systemintegratoren Aufgaben schrittweise an interne Teams übergeben. Wenn das Ihr Plan ist, kalkulieren Sie die Schulung und Dokumentation ein, die das ermöglichen.

Kaufen, leasen oder pro Nutzung zahlen

Dieselbe Umfrage ergab, dass 71 Prozent der Befragten die Investitionskosten für Roboter als Hürde nannten. Neben dem Kauf bieten Lieferanten und Finanzierungspartner Leasing und Bezahlung pro Nutzung an:

• Kauf. Sie zahlen den Preis in Meilensteinen und besitzen die Anlage. Die niedrigsten Gesamtkosten, wenn die Zelle viele Jahre läuft, der höchste Mittelabfluss zu Beginn.
• Leasing. Eine Bank oder Leasinggesellschaft bezahlt den Lieferanten, und Sie zahlen monatlich über eine feste Laufzeit. Sie behalten den vollen technischen Umfang und verteilen den Mittelabfluss.
• Bezahlung pro Nutzung, oft Robots as a Service (RaaS) genannt. Eine monatliche Gebühr oder eine Gebühr pro Pick oder Palette, die meist den Service einschließt. Niedrigere Einstiegskosten, aber prüfen Sie die Mindestlaufzeit, die Mengenverpflichtung, wem die Daten gehören und was am Laufzeitende passiert. Das passt besser zu Standardanwendungen als zu einer kundenspezifischen Linie.

Gehen Sie nicht davon aus, dass Leasing die Anlage aus der Bilanz heraushält. Nach IFRS 16, in Kraft seit 2019, bilanziert ein Leasingnehmer bei Leasingverhältnissen von mehr als 12 Monaten ein Nutzungsrecht und eine Leasingverbindlichkeit, sofern der Vermögenswert nicht geringwertig ist. Fragen Sie Ihre Finanzabteilung, wie Ihre Rechnungslegungsvorschriften jede Option behandeln, bevor Sie monatliche Raten mit einem Kaufpreis vergleichen.

Wie DBR77 Marketplace hilft

Auf DBR77 Marketplace nennt jedes Angebot Lieferzeit, Gewährleistung, Zahlungsbedingungen, Installation, Schulung und Support in denselben Feldern, sodass das Controlling die Konditionen aller Bieter neben ihre Preise stellen kann. Die vereinbarten Bedingungen gehen dann in einen Vertrag, den Sie direkt mit dem ausgewählten Lieferanten schließen; wie Sie die Zahlungsmeilensteine darin festhalten, zeigt Was Sie vor der Unterzeichnung eines Automatisierungsvertrags prüfen sollten.

Häufige Fragen

Was ist ein fairer Zahlungsplan für ein Automatisierungsprojekt?

Eine einheitliche Regel gibt es nicht. Ein fairer Plan bezahlt Engineering und Teile mit langer Lieferzeit früh, koppelt die größten Zahlungen an FAT und SAT und behält einen kleinen Anteil ein, bis die Zelle in der Produktion gelaufen ist. Ist die Anzahlung hoch, verlangen Sie eine Anzahlungsbürgschaft.

Ist Leasing oder RaaS günstiger als Kaufen?

Über die gesamte Lebensdauer der Zelle meist nicht, denn der Finanzierungspartner und der Service werden über die Gebühr mitbezahlt. Trotzdem kann es die bessere Wahl sein, wenn die Liquidität knapp ist, die Mengen unsicher sind oder Sie den Service gebündelt haben wollen. Vergleichen Sie die über die Laufzeit gezahlte Gesamtsumme mit dem Kaufpreis plus Ihren eigenen Servicekosten.

Sollte das günstigste Angebot gewinnen, wenn seine Bedingungen schwächer sind?

Erst nachdem Sie den Unterschied bewertet haben: eine kürzere Gewährleistung, Inbetriebnahmetage nach Tagessatz, langsamerer Service.

Fazit

Schicken Sie jedem Lieferanten die Tabelle der Elemente mit der Anfrage und lassen Sie jede Zeile ausfüllen. Notieren Sie dann für jedes Angebot, wie viel Geld der Lieferant vor dem SAT erhalten hat, wann die Gewährleistung beginnt und wie Inbetriebnahmetage abgerechnet werden, und bewerten Sie jeden Unterschied, bevor die niedrigere Summe den Zuschlag bekommt.

Quellen

• McKinsey & Company, Unlocking the industrial potential of robotics and automation, 2023 (Umfrage durchgeführt im August 2022)
• International Chamber of Commerce, Incoterms rules, 2020
• IFRS Foundation, IFRS 16 Leases, 2016 (in Kraft seit 2019)