Was Sie vor der Unterzeichnung eines Automatisierungsvertrags prüfen sollten

Prüfen Sie vor der Unterschrift, ob der Vertrag dasselbe Projekt beschreibt, das Sie verglichen haben. Lieferumfang und Ausschlüsse müssen dem endgültigen Angebot entsprechen. Die Pflichten Ihres eigenen Werks müssen mit Terminen aufgeführt sein. Änderungen brauchen ein schriftliches Verfahren und vereinbarte Sätze. Die Abnahme muss auf Kriterien für FAT und SAT verweisen, und Zahlungen, Verzugsfolgen, Gewährleistung, Haftung, Softwarerechte und CE-Verantwortung müssen klar geregelt sein. Lesen Sie jede Klausel mit einer Frage im Kopf: Was passiert an dem Tag, an dem das schiefgeht? Passt der Text nicht mehr zu dem Angebot, das Sie bewertet haben, korrigieren Sie ihn vor der Unterschrift oder öffnen Sie die Entscheidung erneut.

Stellen Sie sicher, dass der Vertrag das Projekt beschreibt, das Sie verglichen haben

Ein sorgfältiger Angebotsvergleich geht in der Vertragsphase leicht verloren. Die Standard-AGB des Lieferanten kommen mit der Auftragsbestätigung, der Lieferumfang schrumpft auf einen Absatz, und die Antworten aus der Fragerunde sind nicht beigefügt.

Beginnen Sie mit der Liste der Vertragsunterlagen und ihrer Rangfolge. Ein typischer Satz für eine Roboterzelle: die Vertragsurkunde, die kaufmännischen Bedingungen, die technische Spezifikation oder das endgültige Briefing (mit Versionsnummer), das endgültige Angebot, das Q&A-Protokoll mit allen Antworten, die Layoutzeichnung, das Abnahmeprotokoll und der Zahlungsplan. Widersprechen sich die allgemeinen Bedingungen des Lieferanten und Ihre, sollte der Vertrag festlegen, welche Vorrang haben.

Viele europäische Lieferanten arbeiten bereits mit Orgalim SI 24, allgemeinen Bedingungen für die Lieferung und Montage mechanischer, elektrischer und elektronischer Erzeugnisse, veröffentlicht 2024. Größere Anlagenprojekte nutzen manchmal das FIDIC Yellow Book (Conditions of Contract for Plant and Design-Build, 2017), das für vom Auftragnehmer konstruierte elektrische und mechanische Anlagen gedacht ist. Solche Bedingungen sparen Arbeit bei den allgemeinen Regelungen. Die projektspezifischen Teile schreiben Sie trotzdem selbst.

Die Klauseln, die Sie einzeln prüfen sollten

Zahlungsstruktur, Gewährleistungsdauer, Leasing und andere kommerzielle Bedingungen vergleichen Sie vor der Vergabe, mit der Methode aus Automatisierungsangebote vergleichen: Konditionen statt nur Preise. Der Vertrag hat dann genau das zu enthalten, was Sie vereinbart haben.

Nachträge: die Klausel, die Sie am häufigsten brauchen

Jedes Automatisierungsprojekt ändert sich während der Umsetzung: Eine Produktvariante kommt hinzu, ein Sensor wandert, die Höhe des Förderbands weicht von der Zeichnung ab. Eine klare Änderungsklausel macht aus jeder davon einen Routineschritt.

Prüfen Sie, ob die Änderungsklausel Folgendes festlegt:

• wer eine Änderung beantragen darf und wer auf jeder Seite sie freigeben darf, mit Betragsgrenzen;
• die Bepreisung: Tagessätze für Engineering, Programmierung und Arbeiten vor Ort sowie ein Aufschlag auf Teile, im Vertrag festgeschrieben;
• den Zeitplan: Jeder Änderungsantrag nennt seine Auswirkung auf den Endtermin;
• die Regel, dass keine Arbeit vor schriftlicher Freigabe beginnt, außer bei Sicherheitsthemen;
• was keine Änderung ist: Arbeiten, die nötig sind, um die vereinbarte Spezifikation zu erfüllen, sind Sache des Lieferanten, auch wenn sie im Angebot vergessen wurden.

Die meisten Streitigkeiten über Nachträge beginnen dort, wo der Lieferumfang vage war oder eine Annahme nie geprüft wurde. Sind die Bodenbelastbarkeit, die Netzwerkverbindung oder der Zustand einer vorhandenen Maschine unsicher, prüfen Sie sie vor der Unterschrift oder benennen Sie sie im Vertrag als Annahme mit einem festen Verfahren zur Bepreisung des Ergebnisses. Für die Entscheidung, was Sie im Lieferumfang festlegen und was Sie offenlassen, nutzen Sie Den Umfang eines Automatisierungsprojekts festlegen, ohne sich zu verzetteln.

Abnahme, Verzug und Rechtsbehelfe

Bei der Abnahme treffen oft Zahlung, Gewährleistungsbeginn und Eigentumsübergang zusammen, deshalb muss sie prüfbar sein. Der Vertrag sollte die FAT- und SAT-Verfahren beifügen oder zumindest ihre Kriterien: Leistung mit welchen Produkten, über welche Dauer, welche Störungen den Test abbrechen, wer als Zeuge dabei ist und wer unterschreibt. Abnahmekriterien, FAT und SAT in Automatisierungsprojekten festlegen listet auf, was diese Kriterien enthalten sollten.

Prüfen Sie dann die Rechtsbehelfe. Bei Verzug ist eine pauschalierte Entschädigung pro Woche bis zu einer Obergrenze üblich, zusammen mit einer Liste dessen, was Verzug entschuldigt, etwa verspätete Mitwirkung des Käufers oder freigegebene Änderungen. Bei der Leistung ist eine typische Abfolge: eine Frist zur Behebung des Problems, ein Wiederholungstest und dann eine Preisminderung oder Ablehnung, wenn die Zelle das Ziel weiterhin verfehlt. Zu harte Rechtsbehelfe haben ebenfalls ihren Preis: Gute Lieferanten kalkulieren sie ein oder steigen aus.

Sicherheit, CE-Kennzeichnung, Software und Daten

Vereinbaren Sie schriftlich, wer als Hersteller der kompletten Zelle auftritt, wer die Risikobeurteilung durchführt und wer die EU-Konformitätserklärung ausstellt. Die Europäische Kommission weist darauf hin, dass die CE-Kennzeichnung erst nach der Prüfung und dem Konformitätsbewertungsverfahren angebracht werden darf und dass die neue Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 ab dem 20. Januar 2027 gilt. Wird Ihre Zelle in der Nähe dieses Datums geliefert, fragen Sie, nach welchen Regeln der Lieferant die Konformität bescheinigt.

Software ist die andere Lücke. Das Werk braucht Zugang zu den SPS- und Roboterprogrammen, eine aktuelle Sicherungskopie bei der Übergabe, die Passwörter und das Recht, Änderungen vorzunehmen, zumindest für die Instandhaltung. Orgalim hat in SI 24 eine neue Klausel zum geistigen Eigentum aufgenommen. Regeln Sie außerdem den Fernzugriff: wer sich verbinden darf, auf welchem Weg und wem die Produktionsdaten gehören, die die Zelle aufzeichnet.

Wann Sie die Entscheidung vor der Unterschrift erneut öffnen sollten

Die Vertragsprüfung bringt manchmal neue Fakten: Der Lieferumfang im Entwurf ist enger als im Angebot, eine Annahme hat eine Prüfung nicht bestanden, ein Schnittstellenverantwortlicher erfährt plötzlich, dass er das Risiko trägt, oder der Preis hat sich bewegt. Öffnen Sie die Entscheidung erneut, wenn ein vernünftiger Käufer mit dieser Information anders entschieden hätte. Öffnen Sie sie nicht, weil eine späte Stimme eine andere Marke bevorzugt.

Wenn Sie die Entscheidung erneut öffnen, halten Sie es kurz: Aktualisieren Sie Lieferumfang, Annahmen und Preis schriftlich, geben Sie den betroffenen Lieferanten eine feste Antwortfrist und dokumentieren Sie den Grund. Für die Übergabe nach der Unterschrift geht es weiter mit Von der Lieferantenauswahl zur Umsetzung: eine saubere Übergabe.

Wie DBR77 Marketplace hilft

Die meisten Vertragsanlagen entstehen im Ablauf auf dem Marketplace selbst: die Technology Challenge, die Q&A-Antworten an alle Integratoren und das endgültige Angebot mit Lieferumfang, Bedingungen und Kosten in einem standardisierten Format. Den Vertrag schließen Sie direkt mit dem Lieferanten; DBR77 stellt den Ablauf und die Vertrauensebene bereit.

Häufige Fragen

Sollten wir unsere eigenen Bedingungen verwenden oder die des Lieferanten?

Beides kann funktionieren. Entscheidend ist, dass im Konfliktfall ein Regelwerk Vorrang hat und dass die projektspezifischen Teile (Lieferumfang, Abnahme, Änderungen, Rechtsbehelfe) für dieses Projekt geschrieben sind. Anerkannte Standardbedingungen wie Orgalim SI 24 können Verhandlungszeit sparen.

Welche Obergrenze für Verzugsentschädigungen ist angemessen?

Eine einheitliche Zahl gibt es nicht. Sie sollte so spürbar sein, dass der Zeitplan Priorität behält, ohne das Projekt für gute Lieferanten unattraktiv zu machen. Fragen Sie Ihre Rechtsberatung, was in Ihrem Land und Ihrer Branche üblich ist.

Wer sollte den Vertrag im Werk prüfen?

Das Engineering prüft Lieferumfang, Schnittstellen und Abnahme. Der Einkauf prüft Zahlung, Änderungen und Rechtsbehelfe. Die Instandhaltung prüft Service, Dokumentation und Softwarezugang. Die Rechtsabteilung prüft das Ganze. Schicken Sie dem Lieferanten eine gemeinsame Liste mit Anmerkungen.

Fazit

Legen Sie vor der Unterschrift den Entwurf neben das endgültige Angebot und das Q&A-Protokoll und gehen Sie die Klauseltabelle Zeile für Zeile durch: Engineering, Einkauf und Instandhaltung prüfen ihren Teil, die Rechtsberatung prüft den gesamten Text. Wo der Entwurf nicht mehr zum Angebot passt, korrigieren Sie den Text oder öffnen Sie die Entscheidung erneut, denn nach der Unterschrift kostet es viel mehr, dieselben Lücken zu schließen.

Quellen

• Orgalim, SI 24: Orgalim releases a new edition of its world-renowned General Conditions, 2024
• FIDIC, Conditions of Contract for Plant and Design-Build (Yellow Book), 2nd edition, 2017
• European Commission, Machinery, 2023 (Machinery Regulation (EU) 2023/1230)