Den Umfang eines Automatisierungsprojekts festlegen, ohne sich zu verzetteln

Um den Umfang eines Automatisierungsprojekts gut festzulegen, fixieren Sie die Punkte, die über Lösung und Preis entscheiden: das Ergebnis, wo das System beginnt und endet, die Produkte und Varianten, die geforderte Leistung, die Schnittstellen, die Randbedingungen vor Ort und wie Sie das Ergebnis nachweisen. Offen lassen Sie, was Lieferanten besser vorschlagen können, etwa die Technik und das detaillierte Layout. Frieren Sie diesen Umfang für jede Angebotsrunde ein und ändern Sie ihn nur über eine neue Version, die jeder Lieferant erhält. Ein zu enger Umfang lässt Lieferanten die Lücken mit eigenen Annahmen füllen. Ein zu weiter Umfang verhindert, dass das Projekt je zu einer Entscheidung kommt.

Warum der Umfang in beide Richtungen schiefgeht

Ein zu enger Umfang sieht so aus: In der Anfrage steht „Roboterzelle zum Palettieren“ und sonst nichts. Ein Lieferant schließt das Zuführband, den Schutzzaun, das Palettenmagazin und Änderungen an der Linien-SPS ein. Ein anderer bietet nur Roboter und Greifer an und führt den Rest als „bauseits“. Beide Angebote sind ehrliche Antworten auf unterschiedliche Fragen, und die Lücken kommen später als Nachträge zurück.

Ein zu weiter Umfang wächst Schritt für Schritt. Das Projekt beginnt als eine Palettierzelle. Dann ergänzt jemand einen Stretchwickler, Etikettierung, eine Anbindung an das ERP-System und „wenn wir schon dabei sind“ eine zweite Linie. Jede Ergänzung ist vernünftig, aber zusammen verdoppeln sie das Budget, bringen weitere Freigebende ins Spiel und schieben die Entscheidung ins nächste Jahr.

Ausufernder Umfang ist in jeder Art von Projekt verbreitet. Im Pulse of the Profession 2018 des PMI erlebten 52 Prozent der in den vorangegangenen 12 Monaten abgeschlossenen Projekte Scope Creep, gegenüber 43 Prozent fünf Jahre zuvor. In der Automatisierung sind die Kosten dafür konkret: Hardware, die für einen Umfang bestellt wurde und zum nächsten nicht passt.

Ziehen Sie zuerst die Systemgrenze

Bevor Sie Anforderungen auflisten, ziehen Sie auf der Layoutzeichnung eine Linie um das System. Markieren Sie, wo das Produkt hineinkommt (zum Beispiel am letzten Förderband der Verpackungslinie) und wo es hinausgeht (die Palette am Boden, bereit für einen Stapler). Schreiben Sie dann auf, wer an dieser Linie was liefert:

• Medien: Stromeinspeisung, Druckluft, Netzwerkanschlüsse. Wer bringt sie bis zur Zelle?
• Bauarbeiten: Bodenverankerung, Gruben, Versetzen vorhandener Anlagen.
• Signale: Welche Signale die Linien-SPS sendet und empfängt und wer das Linienprogramm ändert.
• IT: Ob die Zelle mit MES oder ERP kommuniziert oder nur mit der Linie.

Die meisten Streitigkeiten über den Umfang entstehen genau an diesen Grenzen, und eine gezogene Linie mit benannten Zuständigkeiten beseitigt viele davon vor dem ersten Angebot.

Was Sie jetzt festlegen und was Sie offen lassen

Ziel ist es, genug festzulegen, damit die Angebote vergleichbar sind, und nicht mehr.

Zwei Regeln helfen. Erstens: Wenn ein Punkt bestimmt, welche Art von Lösung machbar ist oder was sie kostet, legen Sie ihn jetzt fest. Ein Produktgewicht von 8 kg oder 25 kg ändert den Roboter; eine Anzeigefarbe im HMI kann warten. Zweitens: Wenn Sie einen Werksstandard haben (eine SPS-Marke, eine Robotermarke, die Ihre Instandhaltung kennt), nennen Sie ihn. Andernfalls lassen Sie die Technik offen und die Lieferanten Vorschläge machen. Für die Abnahmekriterien selbst nutzen Sie Abnahmekriterien, FAT und SAT in Automatisierungsprojekten festlegen.

Standard oder Sonderlösung: Entscheiden Sie, wie viel Anpassung Sie brauchen

Manche Aufgaben passen gut zu einem bekannten Anlagenmuster: Standardkartons palettieren, eine CNC-Maschine mit wenigen Teiletypen beschicken, Paletten auf einer festen Route bewegen. Eine Standardzelle mit etwas Anpassung lässt sich meist schneller liefern, leichter betreuen und leichter vergleichen. Andere Aufgaben haben ungewöhnliche Produkte, enge Toleranzen oder werksspezifische Schnittstellen, und ein Standardmuster würde dauerhafte Behelfslösungen erzwingen.

Viele Projekte landen dazwischen: ein Standardkern mit kundenspezifischen Schnittstellen. Das funktioniert, wenn es bewusst so entschieden wurde. Schreiben Sie auf, was angepasst werden darf, was Standard bleiben muss, damit die Instandhaltung es betreuen kann, und wer Ausnahmen freigibt. Fragen Sie die Instandhaltung früh. Sie stellt die Fragen, die im zweiten Jahr zählen: Ersatzteile, Diagnose, wen man nachts anruft.

Illustratives Beispiel: Ein Werk fragt nach „einem komplett individuellen Greifer für alle 40 Kartongrößen“. Ein Lieferant schlägt zwei Standard-Vakuumgreifer mit Schnellwechsler vor, die 36 Größen abdecken, und lässt 4 seltene Größen an einem manuellen Arbeitsplatz. Die Umfangsfrage lautet hier, ob das Werk für die letzten 4 Größen Automatisierung braucht.

Die Frage von Sicherheit und CE an den Systemgrenzen

Wenn eine neue Zelle mit vorhandenen Maschinen verbunden wird, muss jemand die Verantwortung für die Sicherheit der gesamten Anlage übernehmen. Schreiben Sie das in den Umfang.

In der EU behandelt die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 eine Gesamtheit von Maschinen, die so angeordnet sind und betätigt werden, dass sie als Ganzes funktionieren, als Maschine. Nach Artikel 18 gilt ein Unternehmen, das eine wesentliche Veränderung an einer Maschine vornimmt, als deren Hersteller. Laut EU-OSHA gilt die Verordnung ab dem 20. Januar 2027 und ersetzt die Richtlinie 2006/42/EG.

In der Praxis sollte der Umfang beantworten: Wer führt die Risikobeurteilung und die Konformitätsbewertung für die gesamte Zelle durch, einschließlich der vorhandenen Anlagen, mit denen sie verbunden ist, und wer stellt die Konformitätserklärung aus? Prüfen Sie die Antwort mit Ihrer Fachkraft für Arbeitssicherheit. Lässt der Umfang das offen, kann das Werk zum Hersteller einer Gesamtheit von Maschinen werden, ohne es geplant zu haben.

Wann Sie den Umfang einfrieren und wie Sie ihn ändern

Frieren Sie den Umfang ein, wenn Sie ihn an die Lieferanten schicken, und halten Sie ihn für diese Runde eingefroren. Dann bepreist jeder Lieferant dieselbe Aufgabe. Änderungen bleiben möglich, solange sie offen passieren:

1. Geben Sie dem Umfang eine Versionsnummer und ein Datum.
2. Beantworten Sie Fragen für alle: Wenn die Frage eines Lieferanten eine Lücke aufdeckt, geht die Antwort an alle Bieter.
3. Geben Sie eine neue Version heraus, wenn sich eine wesentliche Tatsache ändert, etwa ein neues Produkt, eine andere Leistung oder eine verschobene Grenze, und geben Sie den Lieferanten Zeit, ihre Angebote anzupassen.
4. Wenn eine Grundsatzfrage noch offen ist (welche Produkte, welche Linien), klären Sie sie vor dem Einfrieren oder führen Sie vor der Preisanfrage eine Konzeptrunde durch.

Nach der Vergabe laufen Änderungen über Nachträge. Was der Vertrag dazu sagen sollte, behandelt Was Sie vor der Unterzeichnung eines Automatisierungsvertrags prüfen sollten.

Wie der DBR77 Marketplace hilft

Auf dem DBR77 Marketplace läuft der Einkauf in zwei Runden, die zu dieser Art der Umfangsdefinition passen. Integratoren reichen zuerst Konzepte ein, in denen sie offene Punkte wie Technik und Layout vorschlagen, und der Hersteller nimmt sie an oder lehnt sie ab; danach kommen Angebote in einem einheitlichen Format mit Umfang, Konditionen und Kosten, sodass Annahmen und Ausschlüsse nebeneinanderstehen. Der Reiter Fragen (Q&A) ist für alle Integratoren sichtbar, sodass jede Antwort jeden Bieter erreicht und der Umfang in einer Version bleibt. Für die Formulierung der Challenge selbst nutzen Sie Wie Sie ein Briefing schreiben, das Integratoren kalkulieren können.

Häufige Fragen

Wie detailliert sollte der Umfang sein, bevor wir Angebote anfragen?

So detailliert, dass zwei Lieferanten dieselbe Aufgabe anbieten würden. Wenn ein Lieferant etwas raten müsste, das den Preis verändert, legen Sie es fest. Alles andere kann bis zum Detail-Engineering nach der Vergabe warten.

Sollten wir die Robotermarke vorgeben?

Nur, wenn Sie einen Werksstandard und einen Grund haben, etwa die Kenntnisse der Instandhaltung oder Ersatzteile. Andernfalls lassen Sie die Lieferanten vorschlagen und vergleichen.

Was, wenn wir die richtige Lösung noch nicht kennen?

Legen Sie Ergebnis, Systemgrenzen und Randbedingungen fest, lassen Sie die Lösung offen und fragen Sie zuerst nach Konzepten. Für größere Projekte ist eine bezahlte Konzeptphase eine weitere Option. Ist der Prozess selbst noch nicht gewählt, beginnen Sie mit Welchen Prozess Sie zuerst automatisieren sollten.

Fazit

Ziehen Sie zuerst die Systemgrenze auf der Layoutzeichnung und schreiben Sie auf, wer an dieser Grenze was liefert, einschließlich der Sicherheitsverantwortung für die gesamte Zelle. Legen Sie dann die Punkte aus der ersten Spalte der Tabelle fest, lassen Sie die Lösung für die Lieferanten offen und schicken Sie die erste Version allen Bietern zur gleichen Zeit.

Quellen

• Project Management Institute, Scope Patrol: Scope Creep Is On The Rise, 2018
• European Union, Regulation (EU) 2023/1230 on machinery, 2023
• EU-OSHA, Regulation (EU) 2023/1230 on machinery, 2025