Automatisierung einkaufen: ein wiederholbarer Prozess statt jedes Mal von vorn

Sie machen den Kauf von Automatisierung wiederholbar, indem Sie die wenigen Unterlagen standardisieren, die jedes Projekt braucht, und sie aktuell halten: eine Briefing-Vorlage, ein Regelwerk für Lieferantenfragen, eine Vergleichstabelle, ein Entscheidungsprotokoll und eine Übergabe mit Lessons Learned. Jede Unterlage hat einen Verantwortlichen, jedes Projekt nutzt die neueste Version, und jedes Projekt endet mit einer kurzen Auswertung, die das nächste verbessert. Für ein mittelgroßes Werk reicht das. Eine neue Abteilung ist nicht nötig, nur die Gewohnheit, jedes Projekt mit den aktuellen Vorlagen statt mit einem leeren Blatt zu beginnen.

Warum jedes Automatisierungsprojekt bei null beginnt

In vielen Werken wird das erste Automatisierungsprojekt von einem Ingenieur und einem Einkäufer geführt, die unterwegs lernen. Das nächste Team findet einen Ordner mit PDFs und E-Mails, aber keine Methode. Also schreibt es ein neues Briefing, baut eine neue Vergleichstabelle und streitet erneut darüber, wer was freigibt.

Das ließ sich verkraften, solange Automatisierung ein seltenes Ereignis war. In der McKinsey-Umfrage unter Führungskräften der Industrie erwarteten viele Befragte, dass automatisierte Systeme 25 Prozent der Investitionsausgaben ausmachen werden, und zwar in den nächsten fünf Jahren. Die IFR zählte 542.000 im Jahr 2024 installierte Industrieroboter, mehr als doppelt so viele wie zehn Jahre zuvor. Wenn Automatisierung zu einem festen Anteil der Investitionen wird, kostet ein Einkauf, bei dem jedes Projekt improvisiert wird, Zeit, Geld und die Erfahrung, für die das Werk bereits bezahlt hat.

Die Kosten zeigen sich in Briefings, denen jedes Mal dieselben Daten fehlen, in Angeboten, die sich nicht vergleichen lassen, und im selben Fehler bei Abnahme oder Übergabe im dritten Projekt wie im ersten.

Die fünf Standardunterlagen

Ein wiederholbarer Prozess beruht auf fünf kurzen Unterlagen, die ein Projekt gemeinsam von der Idee bis zur Umsetzung tragen.

Wie Sie das Briefing schreiben, beschreibt Wie Sie ein Briefing schreiben, das Integratoren kalkulieren können, und die Abschnitte der Anfrage Was in eine Angebotsanfrage (RFQ/RFP) für Automatisierung gehört. Für die Vergleichstabelle nutzen Sie Automatisierungsangebote richtig vergleichen: alles in einer Tabelle.

Das Entscheidungsprotokoll ist die Unterlage, die die meisten Werke auslassen. Es umfasst eine Seite: die Optionen, die Wahl, die Gründe, die akzeptierten Risiken und wer unterschrieben hat. Ein Jahr später ist der Grund für die Wahl eines teureren Lieferanten aufgeschrieben, auch wenn die Person, die entschieden hat, das Unternehmen inzwischen verlassen hat.

Wer das System verantwortet

Die Verantwortung folgt den Unterlagen:

• Der Sponsor (oft der COO oder Werksleiter) verantwortet das Ergebnis und das Entscheidungsprotokoll und setzt die Regel durch, dass jedes Projekt die Vorlagen nutzt.
• Der Einkauf verantwortet die Q&A-Regeln und die Vergleichstabelle und hält sie fair gegenüber allen Bietern.
• Das Engineering verantwortet die Briefing-Vorlage und die technischen Zeilen des Vergleichs.
• Produktion und Instandhaltung verantworten die Abnahmekriterien und die Lessons Learned aus dem Betrieb der Anlagen.

Eine Person sollte die Vorlagen und ihre Versionen pflegen. In einem mittelgroßen Werk ist das oft ein erfahrener Prozessingenieur oder ein Einkäufer, der schon mehrere Projekte geführt hat, mit einigen Stunden pro Monat dafür. Laufen mehrere Projekte gleichzeitig, kann ein Projektbüro auf Auftraggeberseite diese Rolle übernehmen.

Wie Sie schnell bleiben, ohne technische Tiefe zu verlieren

Standardunterlagen machen den Einkauf schneller, weil Nacharbeit wegfällt, während die technischen Prüfungen bleiben. Ein paar Regeln helfen:

• Begrenzen Sie jede Phase zeitlich, zum Beispiel: zwei Wochen für das Briefing, drei bis vier Wochen für Angebote, eine Woche für Fragen, zwei Wochen für Vergleich und Entscheidung. Innerhalb jedes Zeitfensters ist der technische Inhalt nicht optional.
• Prüfen Sie parallel und entscheiden Sie einmal: Engineering, Produktion und Einkauf prüfen die Angebote gleichzeitig und treffen sich dann einmal zur Entscheidung. Meinungen, die nacheinander per E-Mail kommen, kosten Wochen.
• Frieren Sie die Vergleichszeilen für jede Runde ein. Ändern sich die Zeilen mit jeder neuen E-Mail, können Lieferanten keine stabile Frage beantworten.
• Veröffentlichen Sie Antworten, die Angebote verändern. Eine private Klarstellung, die einem Lieferanten hilft, macht den Vergleich unfair und kostet meist eine weitere Runde.

Messen Sie den Einkaufsprozess selbst: Wochen von der genehmigten Idee bis zum unterschriebenen Vertrag, Klärungsrunden und Nachträge aufgrund von Lücken im Briefing. Diese Zahlen zeigen, wo die Vorlagen Arbeit brauchen.

Wann Sie mehrere Bedarfe in einem Einkauf bündeln sollten

Ein Werk mit mehreren Automatisierungsbedarfen ist versucht, sie in eine Ausschreibung zu packen: ein Prozess, ein Gremium, ein Lieferant. Manchmal ist das richtig. Oft versteckt es schwache Teile des Lieferumfangs in einer großen Zahl.

Bündeln Sie, wenn:

• die Zellen Schnittstellen oder Materialfluss teilen, sodass ein Lieferant die Koordination zwischen ihnen verantworten muss;
• die Reihenfolge der Arbeiten für die Sicherheit oder die Produktionskontinuität wichtig ist;
• die Bedarfe dieselbe Technologieklasse nutzen, sodass dieselben Lieferanten für alle gute Angebote abgeben können.

Halten Sie sie getrennt, wenn:

• die Bedarfe unterschiedliche Technologien nutzen (zum Beispiel eine Palettierzelle und eine Station zur optischen Prüfung);
• ein Bedarf klar definiert ist und der andere noch unklar;
• sich die Zeitpläne oder Budgets unterscheiden;
• eine Aufteilung spezialisierten Lieferanten den Wettbewerb ermöglichen würde.

Wenn Sie bündeln, definieren Sie trotzdem jeden Teil als eigenes Arbeitspaket mit eigenem Lieferumfang, eigenen Abnahmekriterien und eigener Preiszeile, damit sich ein schwaches Paket nicht in der Gesamtsumme verstecken kann.

Wie Sie es in drei Schritten aufsetzen

Schritt 1: Rekonstruieren Sie zwei frühere Projekte. Nehmen Sie zwei aktuelle Automatisierungseinkäufe. Schreiben Sie auf, was die Entscheidung bestimmt hat, welche Informationen Lieferanten angefragt haben, wo Angebote schwer vergleichbar waren und was in der Umsetzung schiefging. Das dauert wenige Tage und liefert Ihnen den Inhalt für Version 1.

Schritt 2: Veröffentlichen Sie Version 1 und nutzen Sie sie beim nächsten Projekt. Halten Sie die Vorlagen kurz. Fügen Sie ein ausgefülltes Beispiel aus einem früheren Projekt bei, ohne sensible Daten.

Schritt 3: Werten Sie nach der Inbetriebnahme aus und veröffentlichen Sie Version 2. Führen Sie eine einstündige Auswertung mit den Leuten durch, die eingekauft haben, und denen, die die Anlage betreiben. Aktualisieren Sie die Vorlagen, notieren Sie, was sich geändert hat und warum, und bewahren Sie alte Versionen auf.

Illustratives Beispiel: Ein mittelgroßes Verpackungswerk rekonstruiert seine letzten zwei Projekte und stellt fest, dass beide Integratoren erst nach der Angebotsabgabe nach der Palettenqualität und der Geschwindigkeit der vorgelagerten Anlage gefragt haben und dass es in beiden Projekten deswegen einen Nachtrag gab. Palettenspezifikation und Geschwindigkeit der vorgelagerten Anlage werden zu festen Feldern in der Briefing-Vorlage. Beim nächsten Projekt kommen Angebote, die sie bereits berücksichtigen.

Dieselbe Logik gilt für die Simulation, also für das Testen von Layouts und Materialflüssen vor dem Kauf; beginnen Sie dafür mit Wie Sie einen digitalen Zwilling zu einem wiederholbaren Entscheidungsprozess machen.

Wie DBR77 Marketplace hilft

Auf DBR77 Marketplace bleibt die Ausschreibungsstruktur von Projekt zu Projekt gleich: Jede Technology Challenge durchläuft dasselbe geführte Formular in acht Schritten, und der gewählte Reifegrad entscheidet, welche Felder Pflicht sind. Angebote kommen in einem standardisierten Format mit Lieferumfang, Bedingungen und Kosten, sodass die Zeilen Ihrer Vergleichstabelle stabil bleiben. Entscheidungsprotokoll und Lessons Learned bleiben bei Ihrem Team, und das Dashboard zeigt die Challenge-Pipeline, angenommene Konzepte und Angebote sowie Punkte, die auf Prüfung warten.

Häufige Fragen

Lohnt sich ein Standardprozess für ein Werk mit ein oder zwei Projekten pro Jahr?

Ja, in schlanker Form. Schon bei zwei Projekten pro Jahr kann das zweite Team Briefing, Vergleichstabelle und Lessons Learned des ersten Teams wiederverwenden. Der Aufwand liegt bei wenigen Tagen für die Einrichtung und einer Stunde Auswertung pro Projekt.

Passen Standardvorlagen zu sehr unterschiedlichen Projekten?

Ja, wenn die Struktur bleibt und sich nur der Inhalt ändert. Ein Transportsystem und eine Roboterzelle brauchen unterschiedliche technische Daten, aber beide brauchen Mengen, Taktzeiten, Standortbedingungen, Abnahmekriterien und einen fairen Vergleich. Halten Sie die Vorlage modular, mit Abschnitten, die Sie je nach Technologie aktivieren.

Sollten wir stattdessen Rahmenverträge mit einigen Integratoren nutzen?

Sie können wiederkehrende Arbeiten derselben Art mit bewährten Lieferanten beschleunigen. Testen Sie den Markt regelmäßig, besonders bei neuen Technologien, damit der Rahmenvertrag keine besseren Optionen verdeckt.

Fazit

Rekonstruieren Sie zuerst Ihre letzten zwei Automatisierungseinkäufe: was die Entscheidung bestimmt hat, was Lieferanten gefragt haben und wo Angebote schwer vergleichbar waren. Machen Sie daraus Version 1 der fünf Vorlagen, nutzen Sie sie beim nächsten Projekt und veröffentlichen Sie nach der Auswertung zur Inbetriebnahme Version 2.

Quellen

• McKinsey & Company, Unlocking the industrial potential of robotics and automation, 2023
• International Federation of Robotics, World Robotics 2025 report: Industrial Robots, 2025