Que mettre dans un appel d'offres d'automatisation (RFQ ou RFP)
Par DBR77 Team · Publié le · Mis à jour le
Une RFQ d'automatisation a besoin de huit sections qu'un modèle d'achat standard ne contient pas : les règles de consultation, le cahier des charges technique, les conditions du site, les interfaces, la répartition du périmètre entre acheteur et fournisseur, la sécurité et la conformité, la réception et la documentation, et les conditions commerciales que vous voulez voir chiffrées. Elle doit aussi indiquer précisément aux fournisseurs comment répondre. Quand chaque soumissionnaire chiffre le même dossier et répond selon la même structure, vous pouvez comparer les offres ligne par ligne. S'ils chiffrent des dossiers différents, chaque prix correspond à un autre projet.
Pourquoi un modèle d'achat standard ne convient pas à l'automatisation
Un modèle d'achat standard est conçu pour des produits catalogue : référence, quantité, date de livraison, prix. Une cellule d'automatisation est une machine unique, construite autour de votre produit, de votre surface et des équipements que vous exploitez déjà. Son prix dépend de points que le modèle ne demande jamais : combien de variantes de produits, quel temps de cycle le poste doit tenir, qui fabrique le protecteur grillagé, qui programme l'interface avec l'automate.
Quand la RFQ ne dit rien, chaque fournisseur comble le vide avec sa propre hypothèse. L'un inclut le convoyeur d'entrée, l'autre le met en option. Les totaux semblent alors comparables, alors qu'ils couvrent des périmètres différents.
La conformité creuse l'écart, car quelqu'un doit porter la responsabilité de la conformité de la cellule complète. Dans l'UE, la Commission européenne indique que le nouveau Règlement Machines (UE) 2023/1230 s'applique à partir du 20 janvier 2027 ; les machines mises sur le marché avant cette date doivent être conformes à la directive Machines 2006/42/CE. Aux États-Unis, l'A3 présente l'ANSI/A3 R15.06-2025 comme l'adoption nationale des parties 1 et 2 de l'ISO 10218. Une RFQ d'automatisation doit donc demander selon quelle norme la cellule est conçue et qui signe la déclaration de conformité.
RFQ ou RFP : décidez de ce que vous demandez
Envoyez une RFQ quand vous connaissez le type de solution et voulez des prix pour un périmètre défini, par exemple une cellule de palettisation robotisée pour deux plans de palettisation connus.
Envoyez un RFP quand vous connaissez le problème mais pas la solution. Si les fournisseurs peuvent proposer des technologies différentes (une cellule robotisée, un trajet AGV ou une boucle de convoyage), vous demandez des concepts.
Beaucoup d'achats d'automatisation se situent entre les deux. Une approche pratique se fait en deux temps : demandez un concept et un prix budgétaire, organisez un tour de clarifications écrites, puis demandez aux soumissionnaires restants une offre ferme sur la base du même dossier mis à jour.
Les huit sections d'une RFQ d'automatisation
| Section | Ce qu'il faut inclure | Pourquoi les fournisseurs en ont besoin |
|---|---|---|
| 1. Règles de consultation | Calendrier, date limite, interlocuteur, canal de questions, NDA, critères d'évaluation, devise | Tout le monde répond aux mêmes conditions |
| 2. Cahier des charges technique | Processus, produits et variantes, volumes, temps de cycle actuel et visé, équipes | Dimensionne la solution |
| 3. Conditions du site | Plan d'implantation, charge au sol, électricité et air comprimé, température, poussière, voies d'accès, créneaux d'installation | Détermine le coût de conception et d'installation |
| 4. Interfaces | Machines amont et aval, marques d'automates, interface MES/ERP, règles d'accès à distance, stockage des données | Évite les surprises d'intégration |
| 5. Répartition du périmètre | Qui fournit le protecteur, les convoyeurs, les fondations, le raccordement électrique, le réseau, le démontage de l'ancien équipement | Évite les manques et les doublons |
| 6. Sécurité et conformité | Normes à appliquer, analyse de risques, marquage CE et déclaration, qui agit en tant que fabricant de la cellule | Nomme le travail de conformité et son responsable |
| 7. Réception et documentation | Grandes lignes de la FAT et de la SAT, conditions d'essai, manuels, liste des pièces de rechange, formation | Définit quand le travail est terminé |
| 8. Conditions commerciales | Échéancier de paiement, garantie, délai d'intervention, pièces de rechange, délai de livraison, validité de l'offre | Rend les prix comparables |
La section 2 est le cœur du dossier ; rédigez-la avec Comment rédiger un cahier des charges que les intégrateurs peuvent chiffrer. Trois autres sections manquent souvent dans les premières versions.
Répartition du périmètre. Listez les éléments à la limite de la cellule et marquez chacun « fournisseur », « acheteur » ou « à proposer » : protecteur, fondations, chemins de câbles, raccordement réseau, air comprimé, démontage de l'ancien poste. Cette liste évite la plupart des lignes « non inclus » dans les offres.
Conditions du site. Un plan d'implantation coté, la charge au sol et les dates auxquelles l'installation peut avoir lieu. Si l'usine ne s'arrête que deux semaines en août, dites-le.
Réception. Au stade de la RFQ, une page suffit : ce qui est testé en FAT, ce qui l'est en SAT, à quelle cadence et pendant combien de temps. Les critères complets se fixent plus tard, avec Comment définir les critères de réception, FAT et SAT pour l'automatisation.
Pour la section 6, l'ISO 10218-2:2025 fixe les exigences de sécurité pour l'intégration des applications et cellules robotisées industrielles. Demandez à chaque soumissionnaire quelles normes sa conception respecte et qui réalise et documente l'analyse de risques.
Envoyez le même dossier à chaque intégrateur
Publiez vos exigences sous forme de Technology Challenge sur DBR77 Marketplace et recevez des réponses selon une structure unique. Gratuit pour les industriels.
Le format de réponse à exiger
Pour lire les réponses côte à côte, demandez à chaque soumissionnaire :
- Une décomposition du prix en lignes fixes : robots et préhenseurs, mécanique et convoyeurs, équipements de sécurité, automatismes et logiciels, ingénierie et programmation, installation et mise en service, FAT et SAT, formation, documentation, déplacements. Les options chiffrées à part.
- Les listes d'hypothèses et d'exclusions.
- Une liste des écarts par rapport à votre RFQ. C'est la page la plus utile de toute offre, car elle montre où le fournisseur a chiffré autre chose que ce que vous avez demandé.
- Un plan d'implantation de la cellule dans votre espace, et une justification du temps de cycle par produit (calcul, essai ou simulation).
- Un planning de la commande à la SAT, avec ce que l'acheteur doit fournir et à quelle date.
Envoyez le format sous forme de modèle. Une offre qui arrive dans sa propre mise en page est renvoyée avec une demande de la remplir à nouveau. Pour réunir les réponses dans un seul tableau, utilisez Comment comparer des offres d'automatisation dans un seul tableau ; pour les conditions de paiement, la garantie et le service, Comment comparer les modèles commerciaux d'automatisation, pas seulement les prix.
Les questions à poser à chaque soumissionnaire
Chaque soumissionnaire répond par écrit aux mêmes questions :
- Quel temps de cycle votre concept atteint-il pour chaque produit, et comment avez-vous obtenu ce chiffre ?
- De quoi avez-vous besoin de notre part, et à quelle date, pour tenir votre délai ?
- Quelles parties du travail sous-traitez-vous ?
- Qui agit en tant que fabricant de la cellule complète au regard de la conformité ?
- Qu'advient-il du prix et du planning si nous ajoutons une variante de produit après la commande ?
- Qui assure la maintenance de la cellule après la garantie, depuis où, et avec quel délai d'intervention ?
Partagez chaque question et chaque réponse avec tous les soumissionnaires. Une seule précision donnée uniquement par téléphone fausse la comparaison.
Un exemple réel : ce qu'a permis une première demande complète
HSV Polska fabrique des produits en plastique EPP et avait besoin d'une ligne automatisée de contrôle qualité et d'emballage. Selon l'étude de cas HSV publiée en mars 2023, sa première demande sur la plateforme (appelée alors Robot Platform) contenait toutes les exigences techniques nécessaires à l'intégrateur.
Comme l'intégrateur n'a pas eu à deviner, Redhawk a répondu avec plus qu'un prix : un concept avec une simulation 3D réalisée dans Studio 3D, une analyse opérationnelle et une analyse financière. Les équipements étaient nommés : robots Fanuc M-10iD/8L (portée de 2 032 mm, charge utile de 8 kg), système de vision Keyence CV-X470F et accès à distance Secomea.
La simulation 3D a confirmé un temps de cycle de ligne inférieur à 120 secondes pour toutes les références du projet. Ce chiffre vient de la simulation ; la cadence mesurée relève des essais de réception.
Dans votre propre RFQ, listez chaque référence produit et demandez dans la réponse la justification du temps de cycle ainsi que l'analyse opérationnelle et financière. Le test d'un concept en simulation est traité dans Avant d'acheter un robot, simulez-le.
Comment DBR77 Marketplace vous aide
Sur DBR77 Marketplace, la RFQ est publiée comme un Technology Challenge au moyen d'un formulaire guidé en huit étapes : maturité, type et classification, description, exigences, budget, fichiers, hypothèses opérationnelles et aperçu. Le formulaire couvre l'essentiel des sections 2 à 4, et la répartition du périmètre, les grandes lignes de la réception et les conditions commerciales sont jointes sous forme de fichiers.
Les questions passent par un onglet Q&A que voient tous les intégrateurs, si bien que chaque réponse parvient à tous les soumissionnaires. Les intégrateurs soumettent d'abord des concepts, puis des offres dans un format standardisé avec périmètre, conditions et coûts, ce qui correspond à l'approche en deux temps décrite plus haut.
Questions fréquentes
Quelle longueur doit avoir une RFQ d'automatisation ?
Elle doit couvrir les huit sections et rester assez courte pour qu'un fournisseur la lise en entier.
Faut-il indiquer un budget dans la RFQ ?
Oui. Une fourchette budgétaire indique aux fournisseurs s'ils doivent proposer une cellule simple ou une ligne complète. La concurrence sur les prix demeure tant que plusieurs fournisseurs répondent au même dossier.
Combien de temps faut-il laisser aux fournisseurs pour répondre ?
Assez pour une visite sur site et au moins un tour de questions écrites. Sans cela, les fournisseurs chiffrent le risque de ce qu'ils n'ont pas pu vérifier.
Conclusion
Avant d'envoyer la RFQ, vérifiez-la avec le tableau : les huit sections remplies, la répartition du périmètre marquée poste par poste et le modèle de réponse joint. Envoyez ensuite le même dossier et les six questions à chaque soumissionnaire, et partagez chaque réponse avec tous.
Recevez des offres qui répondent à la même question
Publiez un Technology Challenge sur DBR77 Marketplace, ou demandez à notre équipe comment préparer le dossier.
Publiez votre Technology Challenge · Contactez l'équipe Marketplace
Sources
- European Commission, Machinery, non daté, consulté en octobre 2026
- A3, New ANSI/A3 R15.06-2025 American National Standard for Industrial Robot Safety Now Available for Purchase, 2025
- ISO, ISO 10218-2:2025 Robotics: Safety requirements, Part 2: Industrial robot applications and robot cells, 2025
- DBR77, HSV case study: a success story on the Robot Platform, 2023