Wie Sie Automatisierungslieferanten vorauswählen und prüfen

Wählen Sie Automatisierungslieferanten stufenweise aus. Beginnen Sie mit einer Longlist von fünf bis acht Unternehmen, die vergleichbare Anwendungen umgesetzt haben, kürzen Sie sie mit einigen harten Filtern und schicken Sie das Briefing an drei bis fünf. Behalten Sie nach den ersten Konzepten zwei oder drei für detaillierte Angebote. Prüfen Sie die Finalisten mit kurzen, strukturierten Referenzgesprächen, einem Besuch bei einer laufenden Anlage oder in ihrer Werkstatt und einem vorbereiteten Besuch in Ihrem Werk. Hören Sie mit der Prüfung auf, wenn neue Gespräche nur noch wiederholen, was Sie bereits wissen.

Wie viele Lieferanten Sie im Rennen halten sollten

Die richtige Zahl hängt davon ab, wie offen das Problem noch ist. Wenn Sie noch nicht wissen, ob die Antwort eine Roboterzelle, ein Umbau der Fördertechnik oder ein autonomes Transportfahrzeug ist, sprechen Sie mit mehr Lieferanten. Ihre Konzepte zeigen Ihnen, was möglich ist. Ist der Lösungstyp klar und das Briefing fest, bringen weniger Lieferanten bessere Angebote.

Bei zu vielen Bietern sehen Integratoren geringe Chancen und stecken weniger Engineering in das Angebot, und Ihr Team kann nicht gleichzeitig für acht Unternehmen Fragen beantworten, Konzepte prüfen und Besuche machen. Bei zu wenigen haben Sie nichts zum Vergleichen.

Eine praxistaugliche Abfolge für ein mittelgroßes Projekt:

1. Eine Longlist mit fünf bis acht Unternehmen, gefunden über Ihr Netzwerk, Anlagenhersteller, Fachmessen und Plattformen.
2. Das Briefing geht an drei bis fünf davon, nur an diejenigen, die die harten Filter unten bestehen.
3. Eine Shortlist mit zwei oder drei, ausgewählt nach den ersten Konzepten, für detaillierte Angebote, Referenzen und Besuche.
4. Eine Vergabe mit einer schriftlichen Begründung, die auch jemand außerhalb des Teams nachvollziehen kann.

Für die Frage, welcher Lieferantentyp auf die Liste gehört (Systemintegrator, Roboterhersteller oder Anbieter schlüsselfertiger Linien), nutzen Sie Integrator, OEM oder Generalunternehmer: Bei wem Sie kaufen sollten.

Harte Filter, die die Longlist kürzen

Setzen Sie einige Ausschlusskriterien ein, bevor Sie Zeit in Konzepte stecken. Jede Prüfung sollte nur Minuten dauern.

Zwei Prüfungen verdienen besondere Sorgfalt. In der EU gilt die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 verbindlich ab dem 20. Januar 2027. Maschinen, die vorher in Verkehr gebracht werden, müssen der Maschinenrichtlinie 2006/42/EG entsprechen. Fragen Sie, wie der Lieferant die CE-Kennzeichnung für eine komplette Zelle handhabt und ob er auf die neuen Regeln vorbereitet ist. In den USA umfasst das A3 Certified Robot Integrator Program ein Audit vor Ort, eine praktische Prüfung von Schlüsselpersonal und Sicherheitsschulungen und gilt zwei Jahre. Ein Zertifikat ist ein schnelles erstes Signal; die Referenzgespräche brauchen Sie trotzdem.

Wann ein einziger Lieferant genügt

Das Projekt ohne Wettbewerb direkt an einen Lieferanten zu geben, kann richtig sein, wenn:

• nur ein oder zwei Unternehmen die Aufgabe lösen können, etwa wegen einer bestimmten Technologie oder des Standorts;
• die neue Zelle zu Anlagen passen muss, die das Werk bereits von diesem Lieferanten betreibt;
• das Projekt einen Umfang wiederholt, den der Lieferant in Ihrem Werk bereits gut umgesetzt hat.

Halten Sie die Begründung schriftlich fest: warum das Feld eng ist, was andere zugelassen hätte und wie Sie den Preis geprüft haben. Ohne diese Dokumentation sieht eine fundierte Entscheidung nach Bevorzugung aus.

Bei einem Bestandslieferanten mag „die kennen unser Werk" stimmen, führen Sie den Vergleich aber trotzdem durch, wenn das neue Projekt größer ist als alles, was sie bisher für Sie gemacht haben, wenn das letzte Projekt durch Nachträge das Budget überschritten hat oder wenn sich die Technik weiterentwickelt hat. Stellen Sie dem Bestandslieferanten dieselben Fragen wie einem neuen Bieter und füllen Sie dieselben Zeilen aus. Gewinnt der Bestandslieferant dann, stützt sich die Vergabe auf das Angebot für dieses Projekt und lässt sich wie jede andere begründen.

Referenzgespräche, die Ihnen etwas sagen

Ein freundliches Gespräch von 15 Minuten zeigt selten, wie sich ein Lieferant verhält, wenn eine Schnittstelle versagt oder die Inbetriebnahme sich verzögert. Eine lange Reihe von Gesprächen kostet Wochen. Halten Sie es kurz und strukturiert.

Fordern Sie passende Referenzen an: eine ähnliche Aufgabe, ein ähnlicher Produktmix und eine ähnliche Werksgröße, darunter ein Projekt, das gut lief, und eines, das Probleme hatte. Ein Lieferant, der kein schwieriges Projekt nennen kann, hat entweder sehr wenige umgesetzt oder will es Ihnen nicht sagen.

Stellen Sie jeder Referenz dieselben Fragen:

1. Was wurde geliefert, und wie nah lag der endgültige Umfang am Angebot?
2. Hat die Zelle beim SAT die vereinbarte Leistung erreicht, und wie lange hat es danach gedauert, bis sie stabil lief?
3. Wie wurden Nachträge abgewickelt und bepreist?
4. Was passierte, wenn bei der Inbetriebnahme etwas schiefging? Wer kam, und wie schnell?
5. Passten Dokumentation und Schulung zu dem, was Ihre Instandhaltung brauchte?
6. Wie funktioniert der Service jetzt, nach der Gewährleistung?
7. Würden sie dasselbe Team für das nächste Projekt wieder beauftragen?

Bewerten Sie jedes Gespräch mit bestanden, nachhaken (beim Lieferanten nachfragen) oder nicht bestanden (Abweichung bei einem Muss-Kriterium). Schreiben Sie pro Gespräch eine Seite: mit wem Sie gesprochen haben, wie ähnlich das Projekt war, Stärken, Bedenken. Zwei oder drei gute Gespräche pro Finalist reichen meist aus. Widerspricht eine Referenz dem schriftlichen Angebot, klären Sie das vor der Vergabe.

Besuche vor Ort, die Fakten liefern

Besuche gehen in zwei Richtungen, und beide brauchen Vorbereitung.

Lieferanten besuchen Ihr Werk. Schicken Sie vorab ein kurzes Paket: Layoutzeichnung, Produktliste mit Gewichten und Varianten, aktuelle Taktzeiten, Schichten, Medien, Sicherheitsregeln und die Schnittstellen zu vorhandenen Maschinen. Das meiste stammt direkt aus Ihrem Briefing (siehe Wie Sie ein Briefing schreiben, das Integratoren kalkulieren können). Benennen Sie auf Ihrer Seite je einen Verantwortlichen für Produktion, Instandhaltung, Steuerungstechnik, Qualität und IT. Halten Sie Produktmuster bereit. Schreiben Sie am Ende des Besuchs eine kurze Zusammenfassung der bestätigten Fakten und offenen Fragen und schicken Sie sie an alle Bieter, auch an die, die nicht vor Ort waren, damit alle dasselbe Werk kalkulieren.

Sie besuchen einen Lieferanten oder einen Referenzstandort. Bitten Sie darum, eine laufende Zelle zu sehen, die Ihrer Aufgabe nahekommt, statt einer Showroom-Demo. Sehen Sie sich die Dokumentation, den Schaltschrank und die Ersatzteilliste an. Lernen Sie neben dem Vertrieb auch den Projektleiter und den Inbetriebnahmetechniker kennen, die an Ihrem Projekt arbeiten würden. Fragen Sie die Instandhaltung im Referenzwerk, wie sich die Zelle an einem schlechten Tag verhält.

Wenn die Angebote der Finalisten eintreffen, bringen Sie sie mit Automatisierungsangebote richtig vergleichen: alles in einer Tabelle in eine Tabelle.

Wie DBR77 Marketplace hilft

DBR77 Marketplace liefert Ihnen eine Longlist aus einem Netzwerk von mehr als 800 verifizierten Technologieanbietern und Integratoren, und Bewertungen helfen bei der Einschätzung. Sie können eine Technology Challenge für alle registrierten Integratoren veröffentlichen oder nur für eine selbst gewählte Liste, zum Beispiel den Bestandslieferanten plus zwei neue Namen. Integratoren reichen Konzepte vor den Angeboten ein, sodass Sie die Shortlist für detaillierte Angebote aus den Konzepten bilden, die Sie annehmen.

Häufige Fragen

Wie viele Referenzen sollten wir pro Lieferant anrufen?

Zwei oder drei passende Referenzen pro Finalist reichen meist aus. Rufen Sie nur dann mehr an, wenn die ersten Gespräche sich widersprechen oder eine Frage aufwerfen, die Sie mit dem Lieferanten nicht klären können.

Sollten wir die Werkstatt jedes Lieferanten besuchen?

Nein. Besuchen Sie die zwei oder drei Finalisten. Für die Longlist genügen Unterlagen, Projektbeispiele und ein kurzes Gespräch.

Ist es fair, nach einem Projekt zu fragen, das schlecht lief?

Ja. Jeder erfahrene Integrator hatte schon ein schwieriges Projekt. Wie es bewältigt wurde, sagt Ihnen mehr als ein Projekt, das nach Plan lief. Behandeln Sie die Antwort professionell und geben Sie sie nicht an andere Bieter weiter.

Fazit

Schreiben Sie zuerst Ihre harten Filter auf und wenden Sie sie auf eine Longlist von fünf bis acht Unternehmen an, sodass nur drei bis fünf das Briefing erhalten. Behalten Sie nach den ersten Konzepten zwei oder drei, prüfen Sie sie mit passenden Referenzen und einem vorbereiteten Besuch, und entscheiden Sie, sobald neue Gespräche nichts Neues mehr bringen. Gehen Sie vor der Unterschrift Was Sie vor der Unterzeichnung eines Automatisierungsvertrags prüfen sollten durch.

Quellen

• European Commission, Machinery, 2023 (Machinery Regulation (EU) 2023/1230)
• Association for Advancing Automation (A3), Certified Robot Integrator Program, 2026